Průvodce zemí · Německo · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: třicet zákazníků denně a co smíte vynechat

Autor: Andrei Zamiralov · Aktualizováno 5. října 2026

Jezdíte služebním autem od zákazníka k zákazníkovi a úplný řádek ve Fahrtenbuchu za každou zastávku by trval déle než samotná návštěva. Pro Fahrtenbuch im Außendienst má finanční správa Erleichterungen určené přesně pro tuto práci. Odpadá v nich trasa a vzdálenosti mezi zastávkami, pokud nejde o velkou zajížďku. Zákazníci neodpadají a stav tachometru také ne.

Stručná odpověď

Ano, pro Fahrtenbuch im Außendienst existují Erleichterungen, a jsou užší, než lidé doufají. Najdete je v dopisu BMF ze 3. března 2022, Rz. 30, ne v Lohnsteuer-Richtlinien. Pro řidiče s „täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten“ dopis jmenuje pět profesí: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure a Pflegedienstmitarbeiter.

• Co smíte vynechat: trasu a vzdálenosti mezi zastávkami jednoho okruhu. Obojí je potřeba jen tam, kde se přímá vzdálenost a skutečně ujetá vzdálenost liší o větší kus.
• Co místo toho stačí: uvést, které zákazníky na kterém místě navštěvujete.
• Co zůstává: stav tachometru na začátku a na konci každé Auswärtstätigkeit a kniha jízd vedená průběžně a včas jako jeden uzavřený řetězec, soukromých jízd v to počítaje. Zákazníci musí být přímo v knize jízd, ne v kalendáři vedle ní.

OSVČ mají podobné úlevy ve vlastním dopisu, BMF z 18. listopadu 2009, Rz. 24–28, a k tomu ještě jednu: číslovaný seznam zákazníků pro pravidelné rozvozové okruhy, který dopis pro zaměstnance nemá. Pokud kniha jízd zaměstnance přesto neobstojí, soukromé užití se za celý rok vrací k pravidlu 1 %.

Co žádá úplná kniha jízd

Výchozím bodem je R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. U služebních jízd žádá „i. d. R.“ – zpravidla – tyto údaje: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“

Pro obchodního zástupce s osmi schůzkami je to zvládnutelné. Pro servisního technika, kurýra nebo pečovatelku s dvaceti či třiceti zastávkami ne. Dopis BMF říká, které z těchto údajů se smějí vynechat a kdy. Všimněte si jednotky u pravidla o tachometru: stav se zapisuje „zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit“. Úplný seznam údajů, soukromé jízdy a dojíždění probírá článek Fahrtenbuch, nebo pravidlo 1 %. Služební jízdy vlastním autem místo služebního jsou samostatná otázka: viz Dienstreise vlastním autem.

Erleichterungen v BMF Rz. 30, doslova

Úlevy nejsou ve směrnici ani v jejích oficiálních poznámkách: H 8.1 (9-10) LStH žádný seznam Erleichterungen nemá a odkazuje na dopis BMF. BMF, 3. března 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, začíná tím, k čemu kniha jízd slouží:

„Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen.“

Pak obecné pravidlo:

„Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird.“

Pak případ práce v terénu:

„Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich.“

Odstavec pokračuje samostatnými úlevami pro taxikáře v jejich Pflichtfahrgebiet, pro „Lehrfahrten“ a „Fahrschulfahrten“ autoškol a pro ohrožené osoby.

Rz. 30 pozorně

Seznam profesí není jediná cesta. Jmenované profese jsou modelovým případem dopisu. Věta před nimi je obecná: jednotlivé údaje lze vynechat, „soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird“. U jmenovaných profesí je podmínkou „täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten“. Profese mimo seznam by musela splnit obecnou větu, případ od případu.

Měřítkem je, zda vás Finanzamt dokáže ještě zkontrolovat. Dopis chce, aby služební účel působil věrohodně a aby byla možná namátková kontrola. Řádek jako „Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe“ umožní Schmidtovi zavolat. „Kunden Nordhessen“ ne.

Odpadá trasa, ne zastávky a ne stavy tachometru. Dopis mluví o „den Stationen einer Auswärtstätigkeit“: okruhu návštěv s několika zastávkami. Koho a kde jste navštívili, zůstává, stejně jako stavy tachometru. Jak jste mezi nimi jeli, odpadnout smí, pokud skutečná vzdálenost výrazně nepřevyšuje přímou. Pro „größere Differenz“ dopis žádné číslo nestanoví. Zajížďku, která den znatelně prodlouží, je bezpečnější zapsat.

Sedm dní je jiné pravidlo. U knihy jízd, která jízdy zachycuje automaticky, přijímá Rz. 29 účel a obchodního partnera jako včasné, jsou-li zapsány nejpozději do sedmi kalendářních dnů. Rz. 30 mění to, co píšete, ne kdy. Co pozdní zápis napraví a co ne, vysvětluje článek Fahrtenbuch sepsaný dodatečně.

Co úlevy nemění

Jeden uzavřený řetězec, soukromých jízd v to počítaje. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR dál chce služební a soukromé kilometry zaznamenané „gesondert und laufend“. H 8.1 (9-10) LStH s odkazem na BFH z 9. listopadu 2005 – VI R 27/05 dál chce knihu jízd vedenou „zeitnah und in geschlossener Form“, s každou jízdou a celkovým stavem tachometru na jejím konci. Nic v Rz. 30 to neruší.

Soukromá zastávka uprostřed okruhu. H 8.1 (9-10): „Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.“ Vyzvednout cestou zpátky děti znamená nový řádek se stavem tachometru.

Žádné reprezentativní období. Satz 5: knihu jízd „kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen“. Pracovníci v terénu, jejichž týdny vypadají stejně, vedou knihu i tak za celý rok.

Stavy tachometru. Rz. 30 dovoluje, aby zákazník a místo zastoupily cíl, účel a obchodního partnera, a ulevuje jen u trasy a vzdáleností mezi zastávkami. O stavech tachometru neříká nic, takže R 8.1 je dál žádá na začátku a na konci každé Auswärtstätigkeit.

Zákazníci patří do knihy jízd, ne do kalendáře

Spolkový finanční soud rozhodl případ z terénu právě v tomto bodě. Ve věci BFH, 13. listopadu 2012 – VI R 3/12 označovala ručně psaná kniha jízd služební jízdy jen jako „Außendienst“ s poznámkou „siehe Anlage“. Zákazníci byli ve výpisu z elektronického kalendáře zaměstnavatele. Finanzgericht knihu jízd uznal; BFH rozhodnutí zrušil. Leitsatz:

„Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.“

Odůvodnění dodává: „Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders.“ Položte to vedle Rz. 30 a hranice je zřejmá. Úleva vám dovolí psát méně o jízdě. Nikdy ale nedovolí, aby se zákazníci přestěhovali z knihy jízd do plánovače tras, dispečerského systému nebo CRM.

Modelový den

Ilustrativní čísla, nepocházejí z žádného pravidla. Servisní technik (Kundendienstmonteur) vyjede v pondělí 5. října 2026 a navštíví zákazníky na čtyřech místech. Cestou domů se zastaví soukromě. Stav tachometru si zapíše na každé zastávce, takže každý řádek má vlastní začátek a konec.

Služební část činí 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; soukromý úsek 48 324 − 48 309 = 15 km. Stav 48 309 na konci služební části je ten přechod, který H 8.1 žádá. Rz. 30 mu ušetří trasu: žádné ulice mezi Kasselem, Baunatalem a Vellmarem, protože okruh neměl větší zajížďku. Kdyby měl – třeba díl vyzvednutý ve skladu daleko od přímé linie – dostal by ten úsek svou trasu.

Proč ne jeden pár stavů za celý okruh? Texty výslovně dovolují jeden pár pro mnoho zastávek jen ve dvou případech. Taxikáři ve svém Pflichtfahrgebiet smějí uvádět stav „täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten“. A BMF z 18. listopadu 2009 Rz. 28 dovoluje u pravidelných rozvozových okruhů ke stejným zákazníkům zapisovat datum a stav tachometru „jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten“ spolu s čísly zákazníků. Podmínka: každý zákazník je veden se jménem a (dodací) adresou pod číslem v Kundenverzeichnis a tento seznam je přiložen ke knize jízd. Úleva se seznamem je v dopisu jen pro auta v obchodním majetku; Rz. 30 dopisu pro zaměstnance takovou větu nemá.

U běžného servisního nebo obchodního okruhu žádné pravidlo výslovně nedovoluje jeden pár za celý den a nenašlo se ani žádné rozhodnutí BFH, které by to řešilo tím či oním směrem. Texty pro zaměstnance říkají stavy na začátku a na konci každé Auswärtstätigkeit, její zastávky vypsané, ulevu jen u vzdáleností mezi nimi. Stav na každé zastávce, jako výše, nenechává nic ke sporu. Soukromá zastávka potřebuje vlastní stav vždy.

Pokud jste OSVČ

Dopis pro zaměstnance má protějšek pro podnikatele. BMF, 18. listopadu 2009 (ve znění z roku 2012) stanoví minimální obsah a úlevy v Rz. 24–28. Jeho minimální obsah se počítá po jízdách: „Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt“. Rz. 25 dává stejnou úlevu jako Rz. 30 obchodním zástupcům (Handelsvertreter), kurýrům, dodavatelům automatů a dalším, kteří pravidelně ujíždějí dlouhé vzdálenosti s několika cíli. Uvádějí, „welche Kunden an welchem Ort besucht wurden“, a vzdálenosti jen tam, kde je rozdíl větší.

Rz. 26 a 27 se týkají taxikářů a autoškol. Rz. 28 je výše popsaný číslovaný seznam zákazníků pro pravidelné rozvozové okruhy – vedle úlevy pro taxikáře jediná ze dvou, která ulevuje i u tachometru, a jen pro tyto okruhy. U soukromých jízd „genügen jeweils Kilometerangaben“ (Rz. 29). Pokud kniha jízd uznána není a služební užití přesahuje 50 %, oceňuje se soukromé užití pravidlem 1 % (Rz. 30 toho dopisu).

Co stojí, když kniha jízd neobstojí

Finanzamt neškrtá sporné dny. Vrátí se k metodě 1 % / 0,03 % a přerušený řetězec zneplatní knihu jízd na celý rok. Jiné záznamy ji nezachrání – H 8.1 (9-10) LStH, v souladu s BFH z 16. listopadu 2005 – VI R 64/04: „Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht.“ Počty k této náhradní metodě najdete v článku o pravidle 1 % odkazovaném výše.

Úleva z opačné strany: „Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind“ (H 8.1 (9-10) s odkazem na BFH z 10. dubna 2008 – VI R 38/06). Ať vedete knihu v jakékoli podobě, uchovejte ji deset let.

Jak DriveHub zvládne den s třiceti zastávkami

Úlevy zkracují to, co píšete. Nezkracují to, co najezdíte, a den s třiceti zastávkami má třicet příležitostí, aby se jedna ztratila.

Když je přístup k poloze nastaven na Trvale, DriveHub na pozadí zaznamená každou jízdu – a pokud mu některá přece jen unikne, řekne vám to. Služební i soukromé jízdy se zaznamenávají stejně, takže v řetězci je i soukromý úsek domů. Většinu jízd DriveHub zařadí jako Služebně nebo Soukromě podle vašich míst, dřívějších tras a pracovní doby a na zbytek se vás zeptá. Pokud váš iPhone zaznamenal jízdu autem bez odpovídající jízdy v aplikaci, ukáže ji Chybějící jízdy a Obnovit zrekonstruuje trasu.

Každá jízda je samostatná, takže každá zastávka má ve výkazu vlastní řádek. Výkaz uvádí stav tachometru na začátku a na konci každé jízdy – čísla z vašich vlastních odečtů, přenesená označená ≈ – a navštíveného obchodního partnera. Přiřaďte místu stálého zákazníka jednou klienta a další návštěvy už to jméno vytisknou. Každá pozdější změna jízdy je uvedena přímo ve výkazu. DriveHub si může v intervalu, který nastavíte, vyžádat skutečný stav tachometru auta a výkaz tyto stavy porovná se zaznamenanou vzdáleností.

Co zůstává na vás. Účel pište jako důvod – „Heizungswartung, Schmidt“ – ne jen „služebně“, a do sedmi dnů. Zda je vaše kniha jízd ordnungsgemäß, rozhoduje Finanzamt, u vaší knihy jízd. Žádná aplikace není schválena předem; viz kterou aplikaci pro Fahrtenbuch Finanzamt uzná.

DriveHub je v App Storu pro iPhone. Další německá pravidla pro Fahrtenbuch jsou na stránce o Německu. Nastavení automatického záznamu zabere pár minut, jednou.

Zdroje

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 a 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13. listopadu 2012 – VI R 3/12; BFH, 10. dubna 2008 – VI R 38/06; BFH, 9. listopadu 2005 – VI R 27/05; BFH, 16. listopadu 2005 – VI R 64/04.

Tato stránka uvádí, co říkají Lohnsteuer-Richtlinien, dopisy BMF a Bundesfinanzhof, a cituje je, abyste si to mohli ověřit. Není to daňové poradenství a nemůže zohlednit vaše okolnosti. Když jde o peníze, zeptejte se svého Steuerberatera – a vezměte s sebou knihu jízd.

Delší čtení

• Dienstwagen: 0,002 % za skutečný den dojíždění místo 0,03 % měsíčně (Einzelbewertung)
• Dienstreise mit eigenem Auto: 0,30 € za každý kilometr a co musíte umět doložit
• Erste Tätigkeitsstätte oder Dienstreise: jedno je 0,38 € jednou, druhé 0,30 € tam i zpět