Гид по стране · Германия · 7 мин

Fahrtenbuch im Außendienst: тридцать клиентов в день — и что можно не указывать

Автор: Andrei Zamiralov · Обновлено 5 октября 2026 г.

Вы ездите на служебной машине от клиента к клиенту, и полная строка Fahrtenbuch на каждую остановку заняла бы больше времени, чем сам визит. Для Fahrtenbuch im Außendienst у налоговой администрации есть Erleichterungen как раз для такой работы. Они снимают маршрут и расстояния между остановками, если только крюк не большой. Клиентов они не снимают, и показания одометра — тоже.

Коротко

Да, Erleichterungen для Fahrtenbuch im Außendienst есть, и они уже, чем многие надеются. Они записаны в письме BMF от 3 марта 2022 года, Rz. 30, а не в Lohnsteuer-Richtlinien. Для водителей с «täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten» письмо называет пять профессий: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure и Pflegedienstmitarbeiter.

• Что можно не указывать: маршрут и расстояния между остановками одного объезда. И то и другое нужно, только если прямое расстояние и фактически проеханное заметно расходятся.
• Чего достаточно взамен: указать, каких клиентов и в каком месте вы посещаете.
• Что остаётся: показания одометра в начале и в конце каждой Auswärtstätigkeit и журнал, который ведётся постоянно и своевременно как одна замкнутая цепочка, включая личные поездки. Клиенты должны быть в самом журнале, а не в календаре рядом с ним.

У самозанятых похожие послабления есть в их собственном письме, BMF от 18 ноября 2009 года, Rz. 24–28, и ещё одно сверх того: нумерованный реестр клиентов для регулярных развозных маршрутов, которого в письме для работников нет. Если журнал работника всё же не принят, частное использование возвращается к правилу 1 % — за весь год.

Что требует полный журнал

Отправная точка — R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Для служебных поездок она требует «i. d. R.» — как правило: «Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.»

Для торгового представителя с восемью встречами это посильно. Для сервисного техника, курьера или сотрудника службы ухода с двадцатью или тридцатью остановками — нет. Письмо BMF говорит, какие из этих сведений и когда можно не указывать. Обратите внимание на единицу в правиле об одометре: показания берутся «zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit». Полный список полей, личные поездки и дорога на работу разобраны в статье Fahrtenbuch или правило 1 %. Служебные поездки на своей машине вместо служебной — отдельный вопрос: см. Dienstreise на своей машине.

Erleichterungen в BMF Rz. 30 дословно

Послаблений нет ни в директиве, ни в официальных пояснениях к ней: в H 8.1 (9-10) LStH списка Erleichterungen нет, там стоит ссылка на письмо BMF. BMF, 3 марта 2022 г. – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, начинается с того, для чего нужен журнал:

«Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen.»

Затем общее правило:

«Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird.»

Затем случай выездной службы:

«Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich.»

Дальше в пункте идут отдельные послабления для таксистов в их Pflichtfahrgebiet, для «Lehrfahrten» и «Fahrschulfahrten» инструкторов по вождению и для лиц, которым угрожает опасность.

Внимательно читаем Rz. 30

Список профессий — не единственная дверь. Названные профессии — это разобранный в письме пример. Предложение перед ними общее: отдельные сведения можно опустить, «soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird». Для названных профессий условие — «täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten». Профессия не из списка должна была бы отвечать общему предложению, в каждом случае отдельно.

Критерий — сможет ли Finanzamt вас проверить. Письмо хочет, чтобы служебная цель выглядела правдоподобно и была возможна выборочная проверка. Строка вроде «Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe» позволяет позвонить Шмидту. «Kunden Nordhessen» — нет.

Снимается маршрут, а не остановки и не показания. Письмо говорит о «den Stationen einer Auswärtstätigkeit» — объезде с несколькими точками. Кого и где вы посетили, остаётся в журнале, как и показания одометра. Как вы ехали между ними, можно не указывать, если только фактическое расстояние не намного больше прямого. Цифры для «größere Differenz» письмо не даёт. Крюк, заметно удлинивший день, надёжнее записать.

Семь дней — другое правило. Для журнала, который фиксирует поездки автоматически, Rz. 29 признаёт цель и делового партнёра своевременными, если они внесены в течение семи календарных дней. Rz. 30 меняет то, что вы пишете, а не когда. Что запоздалая запись может исправить, а что нет, — в статье Fahrtenbuch, написанный задним числом.

Чего послабления не меняют

Одна замкнутая цепочка, включая личные поездки. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR по-прежнему требует записывать служебные и личные километры «gesondert und laufend». H 8.1 (9-10) LStH со ссылкой на BFH 9 ноября 2005 г. – VI R 27/05 по-прежнему требует вести журнал «zeitnah und in geschlossener Form», с каждой поездкой и общим показанием одометра в её конце. Rz. 30 ничего из этого не отменяет.

Личная остановка посреди объезда. H 8.1 (9-10): «Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.» Забрать детей на обратном пути — это новая строка с показанием одометра.

Никакого показательного периода. Satz 5: журнал «kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen». Выездные сотрудники, у которых недели похожи одна на другую, всё равно ведут журнал весь год.

Показания одометра. Rz. 30 позволяет клиенту и месту заменить пункт назначения, цель и делового партнёра, а облегчает только маршрут и расстояния между точками. О показаниях там ничего не сказано, поэтому R 8.1 по-прежнему требует их в начале и в конце каждой Auswärtstätigkeit.

Клиенты — в журнале, а не в календаре

Федеральный финансовый суд решил дело выездного сотрудника именно по этому вопросу. В деле BFH, 13 ноября 2012 г. – VI R 3/12 в рукописном журнале служебные поездки были помечены лишь как «Außendienst», с припиской «siehe Anlage». Клиенты были в распечатке электронного календаря работодателя. Finanzgericht журнал принял; BFH это решение отменил. Leitsatz:

«Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden.»

В мотивировке добавлено: «Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders.» Положите это рядом с Rz. 30 — и граница очевидна. Послабление позволяет писать меньше о самой поездке. Но оно никогда не позволяет клиентам переехать из журнала в планировщик маршрутов, диспетчерскую систему или CRM.

Пример одного дня

Условные цифры, не взятые из правил. Kundendienstmonteur выезжает в понедельник, 5 октября 2026 года, и посещает клиентов в четырёх местах. По дороге домой он останавливается по личному делу. Показания одометра он снимает на каждой остановке, поэтому у каждой строки свои начало и конец.

Служебная часть — 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 км; личный отрезок — 48 324 − 48 309 = 15 км. Показание 48 309 в конце служебной части — это и есть переход, которого требует H 8.1. Rz. 30 избавляет его от маршрута: никаких улиц между Касселем, Баунаталем и Фелльмаром, потому что большого крюка в объезде не было. Если бы был — скажем, за деталью пришлось бы съездить на склад далеко в стороне от прямой, — для этого отрезка нужен был бы маршрут.

Почему не одна пара показаний на весь объезд? Тексты прямо разрешают одну пару на много остановок только в двух случаях. Таксисты в своём Pflichtfahrgebiet могут указывать показания «täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten». А BMF от 18 ноября 2009 года, Rz. 28, позволяет при регулярных развозных маршрутах к одним и тем же клиентам записывать дату и показания одометра «jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten», плюс номера клиентов. Условие: каждый клиент с именем и адресом (доставки) ведётся под номером в Kundenverzeichnis, и этот реестр прилагается к журналу. Послабление с реестром есть в письме только для машин, принадлежащих предприятию; в Rz. 30 письма для работников такого предложения нет.

Для обычного сервисного или торгового объезда ни одно правило прямо не разрешает одну пару показаний на весь день, и решения BFH по этому вопросу не нашлось ни в ту, ни в другую сторону. Тексты для работников говорят вот что: показания в начале и в конце каждой Auswärtstätigkeit, её точки перечислены, облегчены только расстояния между ними. Показание на каждой остановке, как выше, не оставляет предмета для спора. Личной остановке всегда нужно собственное показание.

Если вы самозанятый

У письма для работников есть пара для владельцев бизнеса. BMF, 18 ноября 2009 г. (в редакции 2012 года) устанавливает минимальное содержание и послабления в Rz. 24–28. Минимальное содержание там считается по поездке: «Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt». Rz. 25 даёт то же послабление, что и Rz. 30, Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten и другим, кто регулярно проезжает большие расстояния с несколькими пунктами назначения. Они указывают, «welche Kunden an welchem Ort besucht wurden», а расстояния — только при заметной разнице.

Rz. 26 и 27 касаются таксистов и инструкторов по вождению. Rz. 28 — описанный выше нумерованный реестр клиентов для регулярных развозных маршрутов: вместе с послаблением для такси это одно из двух, которые облегчают и одометр, причём только для этих маршрутов. Для личных поездок «genügen jeweils Kilometerangaben» (Rz. 29). Если журнал не принят, а служебное использование больше 50 %, частное использование оценивается по правилу 1 % (Rz. 30 того письма).

Чем грозит непринятый журнал

Finanzamt не вычёркивает сомнительные дни. Он возвращается к методу 1 % / 0,03 %, и разрыв в цепочке лишает силы журнал за весь год. Другие записи его не спасут — H 8.1 (9-10) LStH, в соответствии с BFH 16 ноября 2005 г. – VI R 64/04: «Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht.» Как считается этот запасной вариант — в статье о правиле 1 % по ссылке выше.

Послабление с другой стороны: «Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind» (H 8.1 (9-10) со ссылкой на BFH 10 апреля 2008 г. – VI R 38/06). В какой бы форме вы ни вели журнал, храните его десять лет.

Как DriveHub справляется с днём из тридцати остановок

Послабления сокращают то, что вы пишете. Они не сокращают то, что вы проезжаете, а в дне с тридцатью остановками тридцать шансов, что одна потеряется.

При доступе к геопозиции «Всегда» DriveHub записывает каждую поездку в фоне — а если всё же какую-то пропустит, сообщит вам об этом. Служебные и личные поездки записываются одинаково, так что личный отрезок домой тоже входит в цепочку. Большинство поездок DriveHub сам относит к «Рабочим» или «Личным» по вашим местам, прошлым маршрутам и рабочим часам, а об остальных спрашивает вас. Если ваш iPhone зафиксировал езду, для которой нет поездки, она появится в списке «Пропущенные поездки», а кнопка «Восстановить» восстанавливает маршрут.

Каждая поездка — отдельная запись, поэтому у каждой остановки своя строка в отчёте. В нём напечатаны показания одометра в начале и в конце каждой поездки — по вашим собственным показаниям, а перенесённые помечены ≈, — и деловой партнёр, которого вы посетили. Укажите для места постоянного клиента его имя один раз, и при следующих визитах будет печататься это имя. Каждое последующее изменение поездки печатается прямо в самом отчёте. DriveHub может по заданному вами расписанию спрашивать реальные показания одометра машины, и отчёт сравнивает их с записанным пробегом.

Что остаётся за вами. Пишите цель как причину — «Heizungswartung, Schmidt», — а не просто «рабочая», и в пределах семи дней. Ordnungsgemäß ли ваш журнал, решает Finanzamt — для вашего журнала. Заранее не одобряется ни одно приложение; см. какое приложение Fahrtenbuch признаёт Finanzamt.

DriveHub есть в App Store для iPhone. Остальные немецкие правила о Fahrtenbuch — на странице Германии. Настройка автоматической записи занимает несколько минут и делается один раз.

Источники

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 и 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13 ноября 2012 г. – VI R 3/12; BFH, 10 апреля 2008 г. – VI R 38/06; BFH, 9 ноября 2005 г. – VI R 27/05; BFH, 16 ноября 2005 г. – VI R 64/04.

Эта страница излагает то, что говорят Lohnsteuer-Richtlinien, письма BMF и Bundesfinanzhof, и ссылается на них, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о существенных суммах, обратитесь к своему Steuerberater — и возьмите с собой журнал.

Подробнее

• Служебный автомобиль: 0,002 % за каждый день поездки на работу вместо 0,03 % в месяц (Einzelbewertung)
• Dienstreise mit eigenem Auto: 0,30 € за каждый километр — и что вы должны уметь показать
• Erste Tätigkeitsstätte oder Dienstreise: в одном случае 0,38 € один раз, в другом — 0,30 € в обе стороны