Vodnik po državi · Nemčija · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: trideset strank na dan in kaj smete izpustiti

Avtor: Andrei Zamiralov · Posodobljeno 5. oktobra 2026

S službenim avtom se vozite od stranke do stranke, polna vrstica v Fahrtenbuch za vsak postanek pa bi trajala dlje kot obisk. Za Fahrtenbuch im Außendienst je davčna uprava pripravila Erleichterungen prav za to delo. Odpadeta pot in razdalje med postanki, razen če je ovinek velik. Stranke ne odpadejo in ne odpade števec.

Kratek odgovor

Da, za Fahrtenbuch im Außendienst obstajajo Erleichterungen, in so ožje, kot ljudje upajo. Najdete jih v dopisu BMF z dne 3. marca 2022, Rz. 30, ne v Lohnsteuer-Richtlinien. Za voznike s "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten" dopis imenuje pet poklicev: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure in Pflegedienstmitarbeiter.

• Kaj smete izpustiti: pot in razdalje med postanki v enem krogu. Oboje je potrebno le, kadar se neposredna razdalja in dejansko prevožena razdalja precej razlikujeta.
• Kaj zadošča namesto tega: navedba, katere stranke obiščete in v katerem kraju.
• Kaj ostane: stanje števca na začetku in koncu vsake Auswärtstätigkeit ter evidenca, vodena sproti in tekoče kot ena sklenjena veriga, z zasebnimi vožnjami vred. Stranke morajo biti v sami evidenci, ne v koledarju ob njej.

Samozaposleni imajo podobna olajšanja v svojem dopisu, BMF z dne 18. novembra 2009, Rz. 24–28, in še eno povrhu: oštevilčen seznam strank za redne dostavne kroge, ki ga dopis za zaposlene nima. Če evidenca zaposlenega kljub temu pade, se zasebna raba za vse leto vrne k pravilu 1 %.

Kaj zahteva polna evidenca

Izhodišče je R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Za službene vožnje "i. d. R." — praviloma — zahteva: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Za trgovskega zastopnika z osmimi sestanki je to obvladljivo. Za serviserja, kurirja ali negovalko z dvajsetimi ali tridesetimi postanki ni. Dopis BMF pove, katere od teh podatkov smete izpustiti in kdaj. Bodite pozorni na enoto pravila o števcu: stanje se odčita "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". Celoten seznam polj, zasebne vožnje in vožnja na delo so opisani v članku Fahrtenbuch ali pravilo 1 %. Službena vožnja z lastnim avtom namesto s službenim je ločeno vprašanje: glejte Dienstreise z lastnim avtom.

Erleichterungen v BMF Rz. 30, dobesedno

Olajšanj ni v smernici niti v njenih uradnih napotkih: H 8.1 (9-10) LStH nima seznama Erleichterungen in napotuje na dopis BMF. BMF, 3. marca 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, se začne s tem, čemu evidenca služi:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Nato splošno pravilo:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Nato primer terenskega dela:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

Odstavek se nadaljuje z ločenimi olajšanji za taksiste v njihovem Pflichtfahrgebiet, za "Lehrfahrten" in "Fahrschulfahrten" inštruktorjev vožnje ter za ogrožene osebe.

Natančno branje Rz. 30

Seznam poklicev ni edina vrata. Imenovani poklici so primer, ki ga dopis razdela. Stavek pred njimi je splošen: posamezni podatki se smejo izpustiti, "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Za imenovane poklice je pogoj "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Poklic zunaj seznama bi moral izpolniti splošni stavek, od primera do primera.

Merilo je, ali vas Finanzamt še lahko preveri. Dopis želi, da je poslovni namen verjeten in da je mogoč naključni pregled. Vrstica, kot je "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe", omogoča, da nekdo pokliče Schmidta. "Kunden Nordhessen" tega ne omogoča.

Odpade pot, ne postanki in ne odčitki. Dopis govori o "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": krogu obiskov z več postajami. Koga ste obiskali in kje, ostane, prav tako odčitki števca. Kako ste vozili med njimi, lahko odpade, razen če je dejanska razdalja precej večja od neposredne. Dopis za "größere Differenz" ne določa številke. Ovinek, ki dnevu opazno doda kilometre, je varneje zapisati.

Sedem dni je drugo pravilo. Za evidenco, ki vožnje zajema samodejno, Rz. 29 namen in poslovnega partnerja šteje za sproti vpisana, če sta vpisana v največ sedmih koledarskih dneh. Rz. 30 spremeni, kaj napišete, ne kdaj. Kaj poznejši vpis lahko popravi in česa ne, je v članku Fahrtenbuch, napisan pozneje.

Česa olajšanja ne spremenijo

Ena sklenjena veriga, z zasebnimi vožnjami vred. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR še vedno zahteva, da so službeni in zasebni kilometri zabeleženi "gesondert und laufend". H 8.1 (9-10) LStH, ki se sklicuje na BFH z dne 9. novembra 2005 – VI R 27/05, še vedno zahteva evidenco "zeitnah und in geschlossener Form", z vsako vožnjo in skupnim stanjem števca ob njenem koncu. Nič v Rz. 30 tega ne odpravi.

Zasebni postanek sredi kroga. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Če na poti domov poberete otroke, je to nova vrstica z odčitkom števca.

Brez reprezentativnega obdobja. Satz 5: evidenca "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". Terenski delavci, katerih tedni so si podobni, še vedno vodijo vse leto.

Odčitki števca. Rz. 30 dovoli, da stranka in kraj nadomestita cilj, namen in poslovnega partnerja, olajša pa le pot in razdalje med postajami. O odčitkih ne pove ničesar, zato jih R 8.1 še vedno zahteva na začetku in koncu vsake Auswärtstätigkeit.

Stranke sodijo v evidenco, ne v koledar

Zvezno finančno sodišče je odločilo primer terenskega dela prav o tej točki. V BFH, 13. novembra 2012 – VI R 3/12 je ročno pisana evidenca službene vožnje označevala le z "Außendienst", s pripisom "siehe Anlage". Stranke so bile v izpisu delodajalčevega elektronskega koledarja. Finanzgericht je evidenco sprejel; BFH je odločitev razveljavil. Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

Obrazložitev dodaja: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Postavite to ob Rz. 30 in meja je jasna. Olajšanje vam dovoli, da o vožnji napišete manj. Nikoli pa ne dovoli, da se stranke iz evidence preselijo v načrtovalnik poti, sistem za razpošiljanje ali CRM.

Primer za en dan

Ponazoritveni zneski, ki niso vzeti iz nobenega pravila. Kundendienstmonteur se v ponedeljek, 5. oktobra 2026, odpravi na pot in obišče stranke v štirih krajih. Na poti domov se ustavi zasebno. Števec odčita ob vsakem postanku, zato ima vsaka vrstica svoj začetek in konec.

Službeni del je 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; zasebni del je 48 324 − 48 309 = 15 km. Odčitek 48 309 na koncu službenega dela je prehod, ki ga zahteva H 8.1. Kar mu Rz. 30 prihrani, je pot: nobenih ulic med Kasslom, Baunatalom in Vellmarjem, ker krog ni imel večjega ovinka. Če bi ga imel — recimo po rezervni del v skladišče daleč od neposredne smeri — bi ta del dobil svojo pot.

Zakaj ne en par odčitkov za ves krog? Besedila en par za veliko postankov izrecno dovolijo le v dveh primerih. Taksisti v svojem Pflichtfahrgebiet smejo navesti stanje "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". In BMF z dne 18. novembra 2009 Rz. 28 rednim dostavnim krogom k istim strankam dovoli, da datum in stanje števca beležijo "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", skupaj s številkami strank. Pogoj: vsaka stranka je z imenom in (dostavnim) naslovom vodena pod številko v Kundenverzeichnis, ta seznam pa je priložen evidenci. Olajšanje s seznamom je v dopisu le za avtomobile v poslovni lasti; Rz. 30 dopisa za zaposlene takega stavka nima.

Za običajen servisni ali prodajni krog nobeno pravilo izrecno ne dovoljuje enega para za ves dan, in o tem ni bilo mogoče najti nobene odločbe BFH v eno ali drugo smer. Besedila za zaposlene pravijo: odčitki na začetku in koncu vsake Auswärtstätigkeit, njene postaje naštete, olajšane le razdalje med njimi. Odčitek ob vsakem postanku, kot zgoraj, ne pusti ničesar za prerekanje. Zasebni postanek vedno potrebuje svoj odčitek.

Če ste samozaposleni

Dopis za zaposlene ima ustreznik za lastnike podjetij. BMF, 18. novembra 2009 (spremenjen leta 2012) določa minimalno vsebino in olajšanja v Rz. 24–28. Minimalna vsebina se šteje po vožnji: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". Rz. 25 daje enako olajšanje kot Rz. 30 za Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten in druge, ki redno prevozijo dolge razdalje z več cilji. Navedejo, "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", razdalje pa le, kadar je razlika večja.

Rz. 26 in 27 zajemata taksiste in inštruktorje vožnje. Rz. 28 je zgoraj opisani oštevilčeni seznam strank za redne dostavne kroge — poleg olajšanja za taksiste eno od le dveh, ki olajšata tudi števec, in le za te kroge. Za zasebne vožnje "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Če evidenca ni sprejeta in je službena raba nad 50 %, se zasebna raba vrednoti po pravilu 1 % (Rz. 30 tega dopisa).

Kaj stane, če evidenca pade

Finanzamt ne črta spornih dni. Vrne se k metodi 1 % / 0,03 % in prekinitev verige razveljavi evidenco za vse leto. Drugi zapisi je ne morejo rešiti — H 8.1 (9-10) LStH, v skladu z BFH z dne 16. novembra 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." Račun tega nadomestnega vrednotenja je v zgoraj povezanem članku o pravilu 1 %.

Olajšava z druge strani: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), s sklicem na BFH z dne 10. aprila 2008 – VI R 38/06). Ne glede na obliko jo hranite deset let.

Kako se DriveHub ujema z dnevom s tridesetimi postanki

Olajšanja skrajšajo, kar napišete. Ne skrajšajo tega, kar prevozite, in dan s tridesetimi postanki ima trideset priložnosti, da se kateri izgubi.

Z dostopom do lokacije, nastavljenim na „Vedno“, DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju — in če mu katera kdaj uide, vam to sporoči. Službene in zasebne vožnje beleži enako, zato je v verigi tudi zasebni del poti domov. DriveHub večino voženj razvrsti kot Službeno ali Zasebno glede na vaše kraje, pretekle poti in delovni čas, za preostale pa vpraša vas. Če je vaš iPhone zaznal vožnjo brez ustrezne vožnje v evidenci, jo navedejo Manjkajoče vožnje, Obnovi pa znova zgradi pot.

Vsaka vožnja je svoja vožnja, zato vsak postanek dobi svojo vrstico v poročilu. Poročilo natisne stanje števca na začetku in koncu vsake vožnje — številke iz vaših lastnih odčitkov, prenesene pa označene z ≈ — in poslovnega partnerja, ki ste ga obiskali. Kraju redne stranke enkrat dodelite stranko in poznejši obiski natisnejo to ime. Vsaka poznejša sprememba vožnje je natisnjena v samem poročilu. DriveHub vas lahko po urniku, ki ga nastavite, prosi za dejansko stanje števca v avtu, poročilo pa te odčitke primerja z zabeleženo razdaljo.

Kaj ostane vaše. Namen zapišite kot razlog — "Heizungswartung, Schmidt" — ne le kot „službeno“, in v sedmih dneh. O tem, ali je vaša evidenca ordnungsgemäß, odloči Finanzamt, za vašo evidenco. Nobena aplikacija ni vnaprej odobrena; glejte katero aplikacijo za Fahrtenbuch Finanzamt sprejme.

DriveHub je v App Storu za iPhone. Druga nemška pravila za Fahrtenbuch so na strani za Nemčijo. Nastavitev samodejnega beleženja vzame nekaj minut, enkrat.

Viri

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 in 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13. novembra 2012 – VI R 3/12; BFH, 10. aprila 2008 – VI R 38/06; BFH, 9. novembra 2005 – VI R 27/05; BFH, 16. novembra 2005 – VI R 64/04.

Ta stran navaja, kaj pravijo Lohnsteuer-Richtlinien, dopisi BMF in Bundesfinanzhof, in jih navaja, da jih lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega davčnega svetovalca (Steuerberater) — in vzemite evidenco s seboj.

Podrobneje

• Dienstwagen: 0,002 % za vsak dan poti na delo namesto 0,03 % na mesec (Einzelbewertung)
• Dienstreise z lastnim avtom: 0,30 € za vsak kilometer in kaj morate znati dokazati
• Erste Tätigkeitsstätte ali Dienstreise: eno je 0,38 € enkrat, drugo 0,30 € v obe smeri