Riigijuhend · Saksamaa · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: kolmkümmend klienti päevas ja mida võid ära jätta

Autor: Andrei Zamiralov · Uuendatud 5. oktoober 2026

Sõidad ametiautoga kliendilt kliendile, ja täis Fahrtenbuch'i rida iga peatuse kohta võtaks kauem aega kui külastus ise. Fahrtenbuch im Außendienst'i jaoks on maksuhalduril Erleichterungen, mis on tehtud just selle töö jaoks. Need jätavad ära marsruudi ja peatustevahelised vahemaad, välja arvatud suure ümbersõidu korral. Kliente need ära ei jäta, ega ka odomeetrit.

Lühike vastus

Jah, Fahrtenbuch im Außendienst'i jaoks on Erleichterungen, ja need on kitsamad, kui inimesed loodavad. Need on BMF-i 3. märtsi 2022 kirjas, Rz. 30, mitte Lohnsteuer-Richtlinien'is. Juhtide jaoks, kellel on "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten", nimetab kiri viit ametit: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure ja Pflegedienstmitarbeiter.

• Mida võid ära jätta: marsruudi ja vahemaad ringi peatuste vahel. Mõlemat on vaja ainult seal, kus otsevahemaa ja tegelikult sõidetud vahemaa erinevad suurema summa võrra.
• Mis on selle asemel piisav: märkida, milliseid kliente millises kohas külastad.
• Mis jääb: odomeetri näit iga Auswärtstätigkeit'i alguses ja lõpus ning järjepidevalt ja õigeaegselt ühe suletud ahelana peetud sõidupäevik, erasõidud kaasa arvatud. Kliendid peavad olema sõidupäevikus endas, mitte selle kõrval olevas kalendris.

Füüsilisest isikust ettevõtjatel on sarnased leevendused oma kirjas, BMF 18. november 2009, Rz. 24–28, pluss üks veel: nummerdatud kliendiregister regulaarsete tarneringide jaoks, mida töötajate kirjas ei ole. Kui töötaja sõidupäevik ikkagi läbi kukub, hinnatakse erakasutust terve aasta 1 % reegli järgi.

Mida täielik sõidupäevik nõuab

Lähtepunkt on R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Tööalaste sõitude kohta nõuab see "i. d. R." — reeglina —: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Kaheksa kohtumisega müügiesindajale on see jõukohane. Hooldustehnikule, kullerile või hooldustöötajale kahekümne või kolmekümne peatusega ei ole. BMF-i kiri ütleb, milliseid neist andmetest võib ära jätta ja millal. Pane tähele odomeetri reegli ühikut: näit võetakse "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". Täielikku väljade loendit, erasõite ja tööle sõitu käsitleb Fahrtenbuch või 1 % reegel. Oma autoga tööasjus sõitmine ametiauto asemel on eraldi küsimus: vaata Dienstreise oma autoga.

Erleichterungen BMF-i Rz. 30-s, sõna-sõnalt

Leevendusi ei ole juhises ega selle ametlikes selgitustes: H 8.1 (9-10) LStH-s pole Erleichterungen'i loendit ja see viitab BMF-i kirjale. BMF, 3. märts 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, algab sellega, milleks sõidupäevik on:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Seejärel üldreegel:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Seejärel välitöö juhtum:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

Lõik jätkub eraldi leevendustega taksojuhtidele nende Pflichtfahrgebiet'is, sõiduõpetajate "Lehrfahrten" ja "Fahrschulfahrten" jaoks ning ohus olevatele isikutele.

Rz. 30 hoolikalt lugedes

Ametite loend ei ole ainus uks. Nimetatud ametid on kirja näidisjuhtum. Neile eelnev lause on üldine: üksikuid andmeid võib ära jätta, "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Nimetatud ametite puhul on tingimus "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Loendist väljapoole jääv amet peaks vastama üldlausele, juhtum juhtumi haaval.

Test on, kas Finanzamt saab sind ikka kontrollida. Kiri tahab, et tööalane eesmärk näiks usutav ja pistelise kontrolli võimalus oleks olemas. Rida nagu "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe" laseb kellelgi Schmidtile helistada. "Kunden Nordhessen" mitte.

Ära jääb marsruut, mitte peatused ega näidud. Kiri räägib "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": mitme jaamaga külastuste ringist. Keda ja kus nägid, jääb sisse, ja nii ka odomeetri näidud. Kuidas nende vahel sõitsid, võib ära jääda, välja arvatud kui tegelik vahemaa on otsevahemaast tunduvalt suurem. Kiri ei sea "größere Differenz" jaoks arvu. Ümbersõit, mis lisab päevale märgatavalt, on kindlam kirja panna.

Seitse päeva on teine reegel. Sõidupäeviku puhul, mis salvestab sõidud automaatselt, aktsepteerib Rz. 29 eesmärki ja äripartnerit õigeaegsena, kui need sisestatakse kuni seitsme kalendripäeva jooksul. Rz. 30 muudab seda, mida kirjutad, mitte seda, millal. Mida hiline kanne saab parandada ja mida mitte, on kirjas artiklis tagantjärele kirjutatud Fahrtenbuch.

Mida leevendused ei muuda

Üks suletud ahel, erasõidud kaasa arvatud. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR tahab endiselt, et töö- ja erakilomeetrid kantaks "gesondert und laufend". H 8.1 (9-10) LStH, viidates otsusele BFH 9. november 2005 – VI R 27/05, tahab endiselt sõidupäevikut "zeitnah und in geschlossener Form", koos iga sõidu ja selle lõpus oleva odomeetri koguseisuga. Miski Rz. 30-s seda ei tühista.

Erapeatus ringi keskel. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Laste peale võtmine tagasiteel on uus rida odomeetri näiduga.

Representatiivset perioodi ei ole. Satz 5: sõidupäevik "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". Välitöötajad, kelle nädalad on sarnased, peavad ikkagi terve aasta.

Odomeetri näidud. Rz. 30 laseb kliendil ja kohal asendada sihtkohta, eesmärki ja äripartnerit ning leevendab ainult marsruuti ja jaamadevahelisi vahemaid. Näitude kohta ei ütle see midagi, nii et R 8.1 tahab neid endiselt iga Auswärtstätigkeit'i alguses ja lõpus.

Kliendid kuuluvad sõidupäevikusse, mitte kalendrisse

Föderaalne maksukohus otsustas välitöö kaasuse just selles küsimuses. Otsuses BFH, 13. november 2012 – VI R 3/12 oli käsitsi peetud sõidupäevikus tööalaste sõitude juures ainult "Außendienst", märkusega "siehe Anlage". Kliendid olid tööandja elektroonilise kalendri väljatrükis. Finanzgericht oli sõidupäeviku aktsepteerinud; BFH tühistas selle. Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

Põhjendus lisab: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Pane see Rz. 30 kõrvale, ja piir on selge. Leevendus laseb sõidu kohta vähem kirjutada. See ei lase kunagi klientidel sõidupäevikust marsruudiplaneerijasse, dispetšisüsteemi või CRM-i kolida.

Näitepäev

Näitlikud arvud, mitte ühestki reeglist. Kundendienstmonteur lahkub esmaspäeval, 5. oktoobril 2026 ja külastab kliente neljas kohas. Kojuteel teeb ta erapeatuse. Ta võtab odomeetri näidu igas peatuses, nii et igal real on oma algus ja lõpp.

Tööalane osa on 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; eralõik on 48 324 − 48 309 = 15 km. Näit 48 309 tööalase osa lõpus on üleminek, mida H 8.1 nõuab. Mida Rz. 30 talle säästab, on marsruut: ei mingeid tänavaid Kasseli, Baunatali ja Vellmari vahel, sest ringil polnud suuremat ümbersõitu. Kui oleks olnud — näiteks varuosa toomine otseteest kaugel asuvast laost —, saaks see lõik oma marsruudi.

Miks mitte üks näitude paar terve ringi kohta? Tekstid lubavad sõnaselgelt üht paari paljude peatuste kohta ainult kahel juhul. Taksojuhid oma Pflichtfahrgebiet'is võivad anda näidu "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". Ja BMF 18. november 2009 Rz. 28 laseb regulaarsetel tarneringidel samadele klientidele kirja panna kuupäeva ja odomeetri "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", pluss klientide numbrid. Tingimus: iga klienti hoitakse nime ja (tarne)aadressiga numbri all Kundenverzeichnis'es, ja see register on sõidupäevikule lisatud. Registri leevendus on kirjas ainult ettevõttele kuuluvate autode kohta; töötajate kirja Rz. 30-s sellist lauset pole.

Tavalise hooldus- või müügiringi puhul ei luba ükski reegel sõnaselgelt üht paari terve päeva kohta, ja ka sel teemal ei leitud BFH otsust ühes ega teises suunas. Mida töötajate tekstid ütlevad, on näidud iga Auswärtstätigkeit'i alguses ja lõpus, selle jaamad loetletud, ainult nende vahemaad leevendatud. Näit igas peatuses, nagu ülal, ei jäta midagi vaielda. Erapeatus vajab alati oma näitu.

Kui oled füüsilisest isikust ettevõtja

Töötajate kirjal on ettevõtjate jaoks vaste. BMF, 18. november 2009 (2012. aastal muudetud kujul) seab minimaalse sisu ja leevendused Rz. 24–28-s. Selle minimaalne sisu loetakse sõidu kaupa: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". Rz. 25 annab sama leevenduse nagu Rz. 30 Handelsvertreter'itele, Kurierdienstfahrer'itele, Automatenlieferanten'idele ja teistele, kes läbivad regulaarselt pikki vahemaid mitme sihtkohaga. Nad märgivad, "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", ja vahemaad ainult siis, kui erinevus on suurem.

Rz. 26 ja 27 käsitlevad taksojuhte ja sõiduõpetajaid. Rz. 28 on ülal kirjeldatud nummerdatud kliendiregister regulaarsete tarneringide jaoks — koos taksoleevendusega üks kahest, mis leevendavad ka odomeetrit, ja ainult nende ringide puhul. Erasõitude kohta "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Kui sõidupäevikut ei aktsepteerita ja tööalane kasutus on üle 50 %, hinnatakse erakasutust 1 % reegli järgi (selle kirja Rz. 30).

Mida maksab sõidupäeviku läbikukkumine

Finanzamt ei kriipsuta kahtlasi päevi maha. Ta läheb tagasi 1 % / 0,03 % meetodile, ja katkestus ahelas muudab sõidupäeviku kehtetuks terveks aastaks. Muud dokumendid seda ei päästa — H 8.1 (9-10) LStH, kooskõlas otsusega BFH 16. november 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." Selle varulahenduse aritmeetika on ülal viidatud 1 % reegli artiklis.

Leevendus teisest suunast: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), viidates otsusele BFH 10. aprill 2008 – VI R 38/06). Mis kujul iganes sõidupäevikut pead, hoia seda kümme aastat.

Kuidas DriveHub sobib kolmekümne peatusega päeva

Leevendused lühendavad seda, mida kirjutad. Need ei lühenda seda, mida sõidad, ja kolmekümne peatusega päeval on kolmkümmend võimalust, et üks läheb kaotsi.

Kui asukoha luba on seatud valikule „Alati“, salvestab DriveHub taustal iga sõidu — ja kui mõni peaks vahele jääma, annab ta sellest ise teada. Tööalased ja erasõidud salvestatakse ühtemoodi, nii et eralõik koju on samuti ahelas. Enamiku sõitudest märgib DriveHub sinu kohtade, varasemate marsruutide ja tööaja järgi kas Töö või Isiklik ning küsib ülejäänute kohta sinult. Kui iPhone registreeris sõitmise, millele ei vasta ükski sõit, loetleb Puuduvad sõidud selle, ja Taasta taastab marsruudi.

Iga sõit on eraldi sõit, nii et iga peatus saab aruandes oma rea. See trükib odomeetri iga sõidu alguses ja lõpus — arvud sinu enda näitudest, edasikantud näidud märgitud ≈ — ja külastatud äripartneri. Anna püsikliendi kohale üks kord klient, ja hilisemad külastused trükivad selle nime. Iga hilisem muudatus sõidus on trükitud otse aruandesse. DriveHub oskab küsida auto tegelikku odomeetri näitu sinu määratud ajakava järgi, ja aruanne võrdleb neid näite salvestatud vahemaaga.

Mis jääb sinu teha. Kirjuta eesmärk põhjusena — "Heizungswartung, Schmidt" —, mitte lihtsalt „töö“, ja seitsme päeva jooksul. Kas sinu sõidupäevik on ordnungsgemäß, otsustab Finanzamt sinu sõidupäeviku kohta. Ühtki rakendust ei kiideta eelnevalt heaks; vaata, millist Fahrtenbuch'i rakendust Finanzamt aktsepteerib.

DriveHub on App Store'is iPhone'i jaoks. Saksamaa muud Fahrtenbuch'i reeglid on Saksamaa lehel. Automaatse salvestamise seadistamine võtab ühe korra paar minutit.

Allikad

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 ja 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13. november 2012 – VI R 3/12; BFH, 10. aprill 2008 – VI R 38/06; BFH, 9. november 2005 – VI R 27/05; BFH, 16. november 2005 – VI R 64/04.

See leht annab edasi, mida ütlevad Lohnsteuer-Richtlinien, BMF-i kirjad ja Bundesfinanzhof, ja viitab neile, et saaksid järele kontrollida. See ei ole maksunõustamine. See ei tunne sinu olukorda. Kui raha on oluline, küsi oma Steuerberaterilt — ja võta sõidupäevik kaasa.

Pikem lugemine

• Ametiauto: 0,002% tööleminekupäeva kohta 0,03% asemel kuus (Einzelbewertung)
• Dienstreise mit eigenem Auto: 0,30 € iga kilomeetri eest ja mida pead suutma näidata
• Erste Tätigkeitsstätte oder Dienstreise: üks on 0,38 € üks kord, teine 0,30 € mõlemas suunas