Guia por país · Alemanha · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: trinta clientes por dia, e o que pode deixar de fora

Por Andrei Zamiralov · Atualizado a 5 de outubro de 2026

Conduz um carro da empresa de cliente em cliente, e uma linha completa do Fahrtenbuch por cada paragem demoraria mais do que a visita. Para o Fahrtenbuch im Außendienst, a administração fiscal tem Erleichterungen feitas precisamente para este trabalho. Dispensam o percurso e as distâncias entre paragens, a não ser que um desvio seja grande. Não dispensam os clientes, nem o conta-quilómetros.

A resposta curta

Sim, há Erleichterungen para o Fahrtenbuch im Außendienst, e são mais estreitas do que se espera. Estão na circular do BMF de 3 de março de 2022, Rz. 30, e não nas Lohnsteuer-Richtlinien. Para condutores com "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten", a circular nomeia cinco profissões: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure e Pflegedienstmitarbeiter.

• O que pode deixar de fora: o percurso e as distâncias entre as paragens de uma ronda. Ambos só são necessários quando a distância direta e a distância efetivamente percorrida diferem num valor maior.
• O que basta em vez disso: indicar que clientes visita, e em que local.
• O que fica: a leitura do conta-quilómetros no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit, e um registo mantido de forma contínua e atempada como uma única cadeia fechada, deslocações privadas incluídas. Os clientes têm de estar no próprio registo, não numa agenda ao lado.

Os trabalhadores independentes têm alívios semelhantes na sua própria circular, BMF de 18 de novembro de 2009, Rz. 24–28, e mais um: um registo numerado de clientes para rondas regulares de entregas, que a circular dos trabalhadores por conta de outrem não tem. Se o registo de um trabalhador por conta de outrem falhar na mesma, o uso privado volta à regra de 1 % para o ano inteiro.

O que o registo completo pede

O ponto de partida é a R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Para as deslocações profissionais pede, "i. d. R." — em regra: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Para um comercial com oito reuniões, é gerível. Para um técnico de assistência, um estafeta ou um cuidador com vinte ou trinta paragens, não é. A circular do BMF diz quais destes dados podem ficar de fora, e quando. Repare na unidade da regra do conta-quilómetros: a leitura faz-se "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". A lista completa de campos, as deslocações privadas e o trajeto casa-trabalho estão em Fahrtenbuch ou regra de 1 %. Conduzir o seu próprio carro em serviço, em vez de um carro da empresa, é outra questão: veja uma Dienstreise no seu próprio carro.

As Erleichterungen da Rz. 30 do BMF, palavra por palavra

Os alívios não estão na diretriz nem nas suas notas oficiais: o H 8.1 (9-10) LStH não tem lista de Erleichterungen e remete para a circular do BMF. A circular do BMF de 3 de março de 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, começa pelo propósito de um registo:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Depois a regra geral:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Depois o caso do trabalho no terreno:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

O parágrafo continua com alívios próprios para os taxistas na sua Pflichtfahrgebiet, para as "Lehrfahrten" e "Fahrschulfahrten" dos instrutores de condução, e para pessoas sob ameaça à sua segurança.

Ler a Rz. 30 com atenção

A lista de profissões não é a única porta. As profissões nomeadas são o exemplo prático da circular. A frase anterior é geral: certos dados podem ficar de fora "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Para as profissões nomeadas, a condição é "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Uma profissão fora da lista teria de cumprir a frase geral, caso a caso.

O critério é se o Finanzamt ainda o consegue verificar. A circular quer que o motivo profissional pareça plausível e que seja possível uma verificação por amostragem. Uma linha como "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe" permite a alguém telefonar ao Schmidt. "Kunden Nordhessen" não.

O que dispensa é o percurso, não as paragens nem as leituras. A circular fala de "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": uma ronda de visitas com várias paragens. Quem visitou e onde fica, e as leituras do conta-quilómetros também. Como conduziu entre elas pode sair, a não ser que a distância efetiva fique bem acima da direta. A circular não fixa nenhum valor para uma "größere Differenz". Um desvio que acrescente visivelmente ao dia fica mais seguro se estiver escrito.

Os sete dias são outra regra. Para um registo que capta as viagens automaticamente, a Rz. 29 aceita o motivo e o parceiro de negócio como atempados se forem introduzidos no prazo de até sete dias de calendário. A Rz. 30 muda o que escreve, não quando. O que uma entrada tardia pode e não pode corrigir está em um Fahrtenbuch escrito depois.

O que os alívios não mudam

Uma única cadeia fechada, deslocações privadas incluídas. A R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR continua a querer os quilómetros profissionais e privados registados "gesondert und laufend". O H 8.1 (9-10) LStH, citando o BFH de 9 de novembro de 2005 – VI R 27/05, continua a querer o registo "zeitnah und in geschlossener Form", com todas as deslocações e o conta-quilómetros total no fim de cada uma. Nada na Rz. 30 levanta isso.

Uma paragem privada a meio de uma ronda. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Ir buscar os filhos no regresso é uma nova linha com uma leitura do conta-quilómetros.

Nenhum período representativo. Satz 5: o registo "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". Quem trabalha no terreno com semanas parecidas mantém na mesma o ano inteiro.

As leituras do conta-quilómetros. A Rz. 30 deixa o cliente e o local substituírem o destino, o motivo e o parceiro de negócio, e só alivia o percurso e as distâncias entre as paragens. Não diz nada sobre as leituras, por isso a R 8.1 continua a exigi-las no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit.

Os clientes pertencem ao registo, não à agenda

O Supremo Tribunal Fiscal Federal decidiu um caso de trabalho no terreno precisamente sobre isto. No BFH, 13 de novembro de 2012 – VI R 3/12, um registo manuscrito assinalava as deslocações profissionais apenas como "Außendienst", com "siehe Anlage". Os clientes estavam numa impressão da agenda eletrónica da entidade patronal. O Finanzgericht tinha aceitado o registo; o BFH revogou a decisão. O Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

A fundamentação acrescenta: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Ponha isto ao lado da Rz. 30, e a linha fica clara. O alívio permite-lhe escrever menos sobre a viagem. Nunca permite que os clientes saiam do registo para o planeador de rotas, o sistema de despacho ou o CRM.

Um dia com contas

Valores ilustrativos, não retirados de nenhuma regra. Um Kundendienstmonteur sai na segunda-feira, 5 de outubro de 2026, e visita clientes em quatro locais. No regresso a casa faz uma paragem privada. Faz uma leitura do conta-quilómetros em cada paragem, por isso cada linha tem o seu próprio início e fim.

A parte profissional é 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; o troço privado é 48 324 − 48 309 = 15 km. A leitura de 48 309 no fim da parte profissional é a transição que o H 8.1 pede. O que a Rz. 30 lhe poupa é o percurso: nenhuma rua entre Kassel, Baunatal e Vellmar, porque a ronda não teve nenhum desvio maior. Se tivesse tido — por exemplo, uma peça ido buscar a um armazém muito fora da linha direta — esse troço levaria o seu percurso.

Porque não um só par de leituras para a ronda inteira? Os textos só admitem expressamente um par para muitas paragens em dois casos. Os taxistas na sua Pflichtfahrgebiet podem indicar a leitura "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". E o BMF de 18 de novembro de 2009, Rz. 28, permite que as rondas regulares de entregas aos mesmos clientes registem a data e o conta-quilómetros "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", mais os números dos clientes. A condição: cada cliente é guardado com nome e morada (de entrega) sob um número num Kundenverzeichnis, e esse registo é anexado ao Fahrtenbuch. O alívio do registo de clientes está na circular apenas para carros da própria empresa; a Rz. 30 da circular dos trabalhadores por conta de outrem não tem essa frase.

Para uma ronda normal de assistência ou de vendas, nenhuma regra admite expressamente um só par para o dia inteiro, e também não se encontrou nenhuma decisão do BFH sobre o ponto, num sentido ou noutro. O que os textos para trabalhadores por conta de outrem dizem é leituras no início e no fim de cada Auswärtstätigkeit, com as suas paragens enumeradas e só as distâncias entre elas aliviadas. Uma leitura em cada paragem, como acima, não deixa nada para discutir. Uma paragem privada precisa sempre da sua própria leitura.

Se trabalha por conta própria

A circular dos trabalhadores por conta de outrem tem uma equivalente para os empresários. A circular do BMF de 18 de novembro de 2009 (na redação de 2012) fixa o conteúdo mínimo e os alívios nas Rz. 24–28. O conteúdo mínimo conta-se por deslocação: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". A Rz. 25 dá o mesmo alívio da Rz. 30 aos Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten e outros que percorrem regularmente longas distâncias com vários destinos. Indicam "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", e as distâncias só quando a diferença for maior.

As Rz. 26 e 27 tratam dos taxistas e dos instrutores de condução. A Rz. 28 é o registo numerado de clientes para rondas regulares de entregas descrito acima — com o alívio dos táxis, um dos dois únicos que também aliviam o conta-quilómetros, e só para essas rondas. Para as deslocações privadas, "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Se o registo não for aceite e o uso profissional ultrapassar 50 %, o uso privado é avaliado pela regra de 1 % (Rz. 30 dessa circular).

Quanto custa se o registo falhar

O Finanzamt não risca os dias duvidosos. Volta ao método de 1 % / 0,03 %, e uma quebra na cadeia invalida o registo para o ano inteiro. Outros apontamentos não o salvam — H 8.1 (9-10) LStH, em linha com o BFH de 16 de novembro de 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." As contas dessa alternativa estão no artigo sobre a regra de 1 % referido acima.

O alívio do outro lado: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), citando o BFH de 10 de abril de 2008 – VI R 38/06). Seja qual for a forma que usa, guarde-o durante dez anos.

Como o DriveHub se adapta a um dia de trinta paragens

Os alívios encurtam o que escreve. Não encurtam o que conduz, e um dia com trinta paragens tem trinta oportunidades de uma se perder.

Com a localização definida como Sempre, o DriveHub regista todas as viagens em segundo plano — e, se alguma vez lhe escapar uma, avisa-o. As viagens profissionais e privadas são registadas por igual, por isso o troço privado até casa também está na cadeia. O DriveHub classifica a maioria das viagens como Profissional ou Pessoal pelos seus locais, pelos percursos anteriores e pelo horário de trabalho, e pergunta-lhe pelas restantes. Se o seu iPhone registou condução sem viagem correspondente, Viagens em falta mostra-a, e Recuperar reconstrói o percurso.

Cada viagem é uma viagem própria, por isso cada paragem tem a sua própria linha no relatório. Imprime o conta-quilómetros no início e no fim de cada viagem — valores tirados das suas próprias leituras, com os que foram transportados marcados com ≈ — e o parceiro de negócio que visitou. Associe uma vez o cliente ao local de um cliente habitual, e as visitas seguintes imprimem esse nome. Todas as alterações posteriores a uma viagem ficam impressas no próprio relatório. O DriveHub pode pedir-lhe a leitura real do conta-quilómetros do carro com a periodicidade que definir, e o relatório compara essas leituras com a distância registada.

O que continua a ser seu. Escreva o motivo como uma razão — "Heizungswartung, Schmidt" — e não apenas "profissional", e dentro dos sete dias. Se o seu registo é ordnungsgemäß é decisão do Finanzamt, para o seu registo. Nenhuma aplicação é aprovada de antemão; veja que aplicação de Fahrtenbuch o Finanzamt aceita.

O DriveHub está na App Store para iPhone. As outras regras alemãs do Fahrtenbuch estão na página da Alemanha. Configurar o registo automático leva uns minutos, uma única vez.

Fontes

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 e 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13 de novembro de 2012 – VI R 3/12; BFH, 10 de abril de 2008 – VI R 38/06; BFH, 9 de novembro de 2005 – VI R 27/05; BFH, 16 de novembro de 2005 – VI R 64/04.

Esta página reproduz o que dizem as Lohnsteuer-Richtlinien, as circulares do BMF e o Bundesfinanzhof, e cita-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal. Não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu Steuerberater — e leve o registo.

Leituras mais longas

• Carro da empresa na Alemanha: 0,002 % por dia de deslocação em vez de 0,03 % por mês (Einzelbewertung)
• Dienstreise com o próprio carro: 0,30 € por cada quilómetro, e o que tem de conseguir provar
• Erste Tätigkeitsstätte oder Dienstreise: um vale 0,38 € uma vez, o outro 0,30 € ida e volta