Guida per Paese · Germania · 7 min

Fahrtenbuch im Außendienst: trenta clienti al giorno, e che cosa puoi omettere

Di Andrei Zamiralov · Aggiornato il 5 ottobre 2026

Guidi un’auto aziendale da un cliente all’altro, e una riga completa di Fahrtenbuch per ogni tappa richiederebbe più tempo della visita. Per il Fahrtenbuch im Außendienst, l’amministrazione finanziaria ha previsto delle Erleichterungen proprio per questo lavoro. Eliminano il percorso e le distanze tra una tappa e l’altra, salvo che la deviazione sia grande. Non eliminano i clienti, e non eliminano il contachilometri.

La risposta breve

Sì, per il Fahrtenbuch im Außendienst esistono delle Erleichterungen, e sono più strette di quanto si speri. Stanno nella circolare del BMF del 3 marzo 2022, Rz. 30, non nelle Lohnsteuer-Richtlinien. Per chi guida con "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten" la circolare nomina cinque mestieri: Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrer, Handelsvertreter, Kundendienstmonteure e Pflegedienstmitarbeiter.

• Che cosa puoi omettere: il percorso e le distanze tra le tappe di un giro. Entrambi servono solo dove la distanza diretta e quella effettivamente percorsa differiscono di molto.
• Che cosa basta al loro posto: indicare quali clienti visiti, e in quale luogo.
• Che cosa resta: la lettura del contachilometri all’inizio e alla fine di ogni Auswärtstätigkeit, e un registro tenuto in modo continuo e tempestivo come un’unica catena chiusa, viaggi privati compresi. I clienti devono stare nel registro stesso, non in un’agenda a parte.

I lavoratori autonomi hanno agevolazioni simili in una circolare propria, BMF del 18 novembre 2009, Rz. 24–28, più una in più: un elenco numerato dei clienti per i giri di consegna regolari, che la circolare per i dipendenti non prevede. Se il registro di un dipendente non regge comunque, l’uso privato torna alla regola dell’1 % per tutto l’anno.

Che cosa chiede il registro completo

Il punto di partenza è la R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR. Per i viaggi di lavoro richiede, "i. d. R." — di regola: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner."

Per un agente di commercio con otto appuntamenti è gestibile. Per un tecnico dell’assistenza, un corriere o un operatore di assistenza domiciliare con venti o trenta tappe, no. La circolare del BMF dice quali di questi dati si possono omettere, e quando. Attenzione all’unità della regola sul contachilometri: la lettura si prende "zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit". L’elenco completo dei campi, i viaggi privati e il tragitto casa-lavoro sono trattati in Fahrtenbuch o regola dell’1 %. Guidare per lavoro la propria auto invece di un’auto aziendale è un’altra questione: vedi una Dienstreise con l’auto propria.

Le Erleichterungen della Rz. 30 del BMF, parola per parola

Le agevolazioni non stanno nella direttiva né nelle sue note ufficiali: le H 8.1 (9-10) LStH non contengono alcun elenco di Erleichterungen e rimandano alla circolare del BMF. La circolare del BMF del 3 marzo 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 30, si apre con lo scopo di un registro:

"Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden und die berufliche Veranlassung plausibel erscheinen lassen und ggf. eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen."

Poi la regola generale:

"Auf einzelne in R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 LStR geforderte Angaben kann verzichtet werden, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird."

Poi il caso del lavoro sul campo:

"Bei Automatenlieferanten, Kurierdienstfahrern, Handelsvertretern, Kundendienstmonteuren und Pflegedienstmitarbeitern mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten reicht es z. B. aus, wenn sie angeben, welche Kunden sie an welchem Ort aufsuchen. Angaben über die Reiseroute und zu den Entfernungen zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke erforderlich."

Il paragrafo prosegue con agevolazioni distinte per i tassisti nel loro Pflichtfahrgebiet, per le "Lehrfahrten" e le "Fahrschulfahrten" degli istruttori di guida, e per le persone esposte a una minaccia alla sicurezza.

Leggere la Rz. 30 da vicino

L’elenco dei mestieri non è l’unica porta. I mestieri nominati sono l’esempio svolto della circolare. La frase che li precede è generale: singoli dati si possono omettere "soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die erforderliche Aussagekraft und Überprüfungsmöglichkeit nicht beeinträchtigt wird". Per i mestieri nominati, la condizione è "täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten". Un lavoro fuori dall’elenco dovrebbe soddisfare la frase generale, caso per caso.

Il criterio è se il Finanzamt può ancora controllarti. La circolare vuole che lo scopo lavorativo appaia plausibile e che sia possibile un controllo a campione. Una riga come "Heizungswartung, Schmidt, Kassel-Wilhelmshöhe" permette a qualcuno di telefonare a Schmidt. "Kunden Nordhessen" no.

Ciò che toglie è il percorso, non le tappe e non le letture. La circolare parla di "den Stationen einer Auswärtstätigkeit": un giro di visite con più stazioni. Chi hai visto e dove resta, e restano le letture del contachilometri. Come hai guidato tra una tappa e l’altra può sparire, salvo che la distanza effettiva superi di molto quella diretta. La circolare non fissa una cifra per una "größere Differenz". Una deviazione che allunga sensibilmente la giornata è più sicuro annotarla.

I sette giorni sono un’altra regola. Per un registro che rileva i viaggi in automatico, la Rz. 29 considera tempestivi lo scopo e il partner commerciale se inseriti entro sette giorni di calendario. La Rz. 30 cambia che cosa scrivi, non quando. Che cosa un’annotazione tardiva può correggere e che cosa no è spiegato in un Fahrtenbuch scritto dopo.

Che cosa le agevolazioni non cambiano

Un’unica catena chiusa, viaggi privati compresi. La R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 2 LStR vuole ancora i chilometri di lavoro e quelli privati registrati "gesondert und laufend". Le H 8.1 (9-10) LStH, citando BFH 9 novembre 2005 – VI R 27/05, vogliono ancora il registro "zeitnah und in geschlossener Form", con ogni viaggio e il contachilometri totale alla sua fine. Nulla nella Rz. 30 lo toglie.

Una sosta privata nel mezzo di un giro. H 8.1 (9-10): "Der Übergang von der beruflichen zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren." Passare a prendere i figli sulla via del ritorno è una nuova riga con una lettura del contachilometri.

Nessun periodo rappresentativo. Satz 5: il registro "kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen". Anche chi lavora sul campo con settimane tutte uguali tiene l’intero anno.

Le letture del contachilometri. La Rz. 30 lascia che cliente e luogo valgano come destinazione, scopo e partner commerciale, e alleggerisce solo il percorso e le distanze tra le stazioni. Delle letture non dice nulla, quindi la R 8.1 le vuole ancora all’inizio e alla fine di ogni Auswärtstätigkeit.

I clienti vanno nel registro, non nell’agenda

La Corte federale delle finanze ha deciso un caso di lavoro sul campo proprio su questo punto. Nella decisione BFH, 13 novembre 2012 – VI R 3/12, un registro scritto a mano indicava i viaggi di lavoro solo come "Außendienst", con "siehe Anlage". I clienti stavano in una stampa dell’agenda elettronica del datore di lavoro. Il Finanzgericht aveva accettato il registro; il BFH ha ribaltato la decisione. Il Leitsatz:

"Die Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten und die jeweils aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner gehören zu den unverzichtbaren Angaben, die im Fahrtenbuch selbst zu machen sind. Die erforderlichen Mindestangaben können nicht durch anderweitige nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen ersetzt werden."

Le motivazioni aggiungono: "Entsprechendes gilt für vom Arbeitgeber erstellte Listen und Ausdrucke des Terminkalenders." Messa accanto alla Rz. 30, la linea è chiara. L’agevolazione ti permette di scrivere meno sul tragitto. Non permette mai ai clienti di uscire dal registro per finire nel pianificatore di percorsi, nel sistema di dispatching o nel CRM.

Una giornata di esempio

Cifre illustrative, non tratte da alcuna norma. Un Kundendienstmonteur parte lunedì 5 ottobre 2026 e visita clienti in quattro località. Sulla via di casa fa una sosta privata. Prende una lettura del contachilometri a ogni tappa, così ogni riga ha il suo inizio e la sua fine.

La parte di lavoro è 28 + 21 + 4 + 28 + 18 = 48 309 − 48 210 = 99 km; il tratto privato è 48 324 − 48 309 = 15 km. La lettura di 48 309 alla fine della parte di lavoro è il passaggio che chiedono le H 8.1. Ciò che la Rz. 30 gli risparmia è il percorso: nessuna strada tra Kassel, Baunatal e Vellmar, perché il giro non ha avuto deviazioni rilevanti. Se ce ne fosse stata una — per esempio un ricambio ritirato in un deposito lontano dalla linea diretta — quel tratto avrebbe avuto il suo percorso.

Perché non una sola coppia di letture per tutto il giro? I testi ammettono espressamente una sola coppia per molte tappe in due casi soltanto. I tassisti nel loro Pflichtfahrgebiet possono indicare la lettura "täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten". E la Rz. 28 della circolare del BMF del 18 novembre 2009 consente, per i giri di consegna regolari presso gli stessi clienti, di registrare data e contachilometri "jeweils zu Beginn und Ende der Lieferfahrten", più i numeri dei clienti. La condizione: ogni cliente è tenuto con nome e indirizzo (di consegna) sotto un numero in un Kundenverzeichnis, allegato al registro. L’agevolazione dell’elenco clienti è nella circolare solo per le auto aziendali dell’impresa; la Rz. 30 della circolare per i dipendenti non ha una frase del genere.

Per un normale giro di assistenza o di vendita, nessuna norma ammette espressamente una sola coppia per tutta la giornata, e non è stata trovata nessuna decisione del BFH sul punto, in un senso o nell’altro. Quello che i testi per i dipendenti dicono è: letture all’inizio e alla fine di ogni Auswärtstätigkeit, le sue stazioni elencate, alleggerite solo le distanze tra di esse. Una lettura a ogni tappa, come sopra, non lascia nulla da discutere. Una sosta privata ha sempre bisogno di una lettura propria.

Se sei un lavoratore autonomo

La circolare per i dipendenti ha un corrispettivo per i titolari d’impresa. La circolare del BMF del 18 novembre 2009 (modificata nel 2012) fissa il contenuto minimo e le agevolazioni nelle Rz. 24–28. Il suo contenuto minimo si conta per viaggio: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt". La Rz. 25 concede la stessa agevolazione della Rz. 30 a Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten e ad altri che percorrono regolarmente lunghe distanze con più destinazioni. Indicano "welche Kunden an welchem Ort besucht wurden", e le distanze solo dove la differenza è maggiore.

Le Rz. 26 e 27 riguardano tassisti e istruttori di guida. La Rz. 28 è l’elenco numerato dei clienti per i giri di consegna regolari descritto sopra — con l’agevolazione per i taxi, una delle due sole che alleggeriscono anche il contachilometri, e solo per quei giri. Per i viaggi privati "genügen jeweils Kilometerangaben" (Rz. 29). Se il registro non viene accettato e l’uso aziendale supera il 50 %, l’uso privato si valuta con la regola dell’1 % (Rz. 30 di quella circolare).

Quanto costa se il registro non regge

Il Finanzamt non cancella i giorni dubbi. Torna al metodo dell’1 % / 0,03 %, e un’interruzione della catena annulla il registro per l’intero anno. Altre registrazioni non possono salvarlo — H 8.1 (9-10) LStH, in linea con BFH 16 novembre 2005 – VI R 64/04: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht." I conti di questo ripiego sono nell’articolo sulla regola dell’1 % linkato sopra.

Il sollievo dall’altra parte: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind" (H 8.1 (9-10), che cita BFH 10 aprile 2008 – VI R 38/06). Qualunque forma tu tenga, conservala per dieci anni.

Come DriveHub regge una giornata di trenta tappe

Le agevolazioni accorciano ciò che scrivi. Non accorciano ciò che guidi, e una giornata con trenta tappe offre trenta occasioni perché una vada persa.

Con l’accesso alla posizione impostato su «Sempre», DriveHub registra in background ogni viaggio — e se mai ne perde uno, te lo dice. I viaggi di lavoro e quelli privati sono registrati allo stesso modo, quindi anche il tratto privato verso casa è nella catena. DriveHub classifica la maggior parte dei viaggi come Lavoro o Personale in base ai tuoi luoghi, ai percorsi già fatti e all’orario di lavoro, e ti chiede degli altri. Se il tuo iPhone ha registrato una guida senza un viaggio corrispondente, Viaggi mancanti la elenca, e Recupera ricostruisce il percorso.

Ogni guida è un viaggio a sé, quindi ogni tappa ha la sua riga nel report. Il report stampa il contachilometri all’inizio e alla fine di ogni viaggio — cifre tratte dalle tue letture, con quelle riportate in avanti segnate ≈ — e il partner commerciale visitato. Associa una volta il cliente al luogo di un cliente abituale, e le visite successive stampano quel nome. Ogni modifica successiva a un viaggio è stampata sul report stesso. DriveHub può chiederti la lettura reale del contachilometri dell’auto con la cadenza che scegli tu, e il report confronta quelle letture con la distanza registrata.

Che cosa resta a te. Scrivi lo scopo come un motivo — "Heizungswartung, Schmidt" — non solo «lavoro», ed entro i sette giorni. Se il tuo registro sia ordnungsgemäß lo decide il Finanzamt, per il tuo registro. Nessuna app è approvata in anticipo; vedi quale app di Fahrtenbuch accetta il Finanzamt.

DriveHub è sull’App Store per iPhone. Le altre regole tedesche sul Fahrtenbuch sono nella pagina della Germania. Configurare il rilevamento automatico richiede qualche minuto, una volta sola.

Fonti

• R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Sätze 2–5 LStR; H 8.1 (9-10) LStH — Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026.
• BMF-Schreiben vom 3. März 2022 – IV C 5 - S 2334/21/10004 :001, Rz. 29 e 30 (LStH 2026 Anhang 24 IV.1).
• BMF-Schreiben vom 18. November 2009 – IV C 6 – S 2177/07/10004, Rz. 24–30.
• BFH, 13 novembre 2012 – VI R 3/12; BFH, 10 aprile 2008 – VI R 38/06; BFH, 9 novembre 2005 – VI R 27/05; BFH, 16 novembre 2005 – VI R 64/04.

Questa pagina riporta ciò che dicono le Lohnsteuer-Richtlinien, le circolari del BMF e il Bundesfinanzhof, e li cita perché tu possa verificarlo. Non costituisce consulenza fiscale e non può tenere conto della tua situazione. Quando ci sono di mezzo dei soldi, chiedi al tuo Steuerberater — e porta il registro.

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