DriveHubDnevnik voženj v Nemčiji — kaj zahteva davčni urad in zakaj ena vrzel stane celo leto
Kaj mora vsebovati vaša evidenca, da prestane nadzor nemškega zveznega ministrstva za finance (Bundesministerium der Finanzen) — in kilometrina, s katero računa DriveHub.
Kilometrina
0,30 € na kilometer, velja od 1. januarja 2014.
Kdo določa pravilo
Bundesministerium der Finanzen, zvezno ministrstvo za finance; veljavno besedilo je upravna smernica, ne zakon.
Predpis, ki to ureja
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG dovoljuje, da se zasebna uporaba vozila namesto po pravilu 1 % od cenikovne cene ovrednoti po dejanskih stroških, a le, če obstaja „ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“ — pravilno voden dnevnik voženj. Kaj pomeni »ordnungsgemäß«, podrobno določa R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Kaj mora vsebovati zapis vsake vožnje
Obvezno za vsako službeno vožnjo, dobesedno
„Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.“ — datum in stanje števca kilometrov na začetku in koncu vsake službene vožnje, cilj, namen in obiskani poslovni partnerji.
Obvezno za druge vožnje
Zasebne vožnje: le „Kilometerangaben“, podatki o kilometrih. Pot med domom in prvim delovnim mestom: „jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch“, vsakič kratek zaznamek. Obvoze je treba zabeležiti.
V kakšni obliki se vodi evidenca
- Voden „zeitnah und in geschlossener Form“, vpisi pa morajo „die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben“ — ena neprekinjena veriga, zasebne vožnje vključno.
- Elektronski dnevniki voženj: „nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden“. Spremembe morajo biti dokumentirane v izvoženi datoteki — evidenca mora zdržati sama, ne da bi bilo treba spraševati tistega, ki sistem upravlja.
- Pravilo sedmih dni. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 sprejema samodejni zajem, če voznik namen vožnje vpiše v sedmih koledarskih dneh po vožnji.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: manjše pomanjkljivosti same po sebi dnevnika voženj ne razveljavijo.
Kako dolgo ga je treba hraniti
Deset let za sam dnevnik voženj, od konca koledarskega leta zadnjega vpisa — AO § 147 Abs. 3 S. 1 in Abs. 4 — in šest let za plačni konto delodajalca (Lohnkonto) po § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Pogosto omenjena skrajšava na osem let dnevnika voženj ne zadeva. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), ki velja od 1. januarja 2025, je na osem let skrajšal le knjigovodske listine (Buchungsbelege, Abs. 1 Nr. 4); dnevnik voženj je evidenca (Aufzeichnung) po Nr. 1 in ostaja pri desetih letih. Kdor bere novice in skrajša hrambo dnevnika, se zmoti za dve leti. Rok tudi ne poteče, dokler je odprt rok za odmero (Abs. 3 S. 5). Pri elektronski hrambi AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 zahteva, da je evidenco ves čas mogoče „maschinell ausgewertet werden“ — zato PDF sam ne zadošča nemškim pravilom o hrambi; poleg njega mora ostati še strojno berljiv izvoz. Posledica je tako ocena (Schätzung, § 162 Abs. 2 S. 2) kot globa do 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), poleg izgube dnevnika in prehoda na metodo 1 %.
Kaj stane napaka
Davčni urad se vrne k metodi 1 % oziroma 0,03 %, ki je praviloma precej dražja. In to ne velja za posamezno vožnjo: prekinjena veriga razveljavi dnevnik voženj za vse leto.
Ta stran povzema, kar pravijo smernice in zakon sam, z navedbo virov, da jih lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega računovodjo — in vzemite evidenco s seboj.
Od kod to izhaja
Vir zgornjih zahtev: objave nemškega zveznega ministrstva za finance (Bundesministerium der Finanzen). DriveHub jih skupaj s stopnjo preverja na straneh organa samega; ta stran nastane iz tega gradiva.
DriveHub to zabeleži samodejno. Aplikacija spremlja vsako vožnjo v ozadju ter ohrani začetek in konec, prevožene kilometre in pot. Beleženje in preverjanje manjkajočih voženj sta brezplačna; poročilo v obliki, ki jo pričakuje davčni urad, je del paketa DriveHub Pro.
