Vodnik po državi · Nemčija · 7 min

Fahrtenbuch app vom Finanzamt anerkannt? Nobena — presoja se evidenca

Avtor: Andrei Zamiralov · Posodobljeno 26. septembra 2026

Fahrtenbuch bi radi vodili v aplikaciji namesto v zvezku, vsak ponudnik pa svojo imenuje "vom Finanzamt anerkannt". Davčna uprava ne odobri nobene aplikacije. Pregleda vašo evidenco — in pravila, ki jih uporabi, govorijo o zapisu, ne o izdelku.

Kratek odgovor

Nobene aplikacije za Fahrtenbuch Finanzamt ne odobri vnaprej, ker ni postopka, po katerem bi jo lahko. Pravila za Fahrtenbuch postavljajo pogoje evidenci. Nobeno od njih ne predvideva odobritve, certifikata, registra ali seznama izdelkov.

Davčna uprava to pove za programsko opremo nasploh. Ne izdaja Positivtestate, certifikat tretje osebe pa je ne zavezuje (GoBD Rz. 180 in 181). "Anerkannt" na strani izdelka je torej trditev ponudnika, ne status.

Kar Finanzamt sprejme ali zavrne, je vaša evidenca, ko jo pregleda. Elektronska mora izpolnjevati vsaj te štiri pogoje:

Iz nje je mogoče dobiti "dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch" — vsako polje, ki ga potrebuje papirna evidenca (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR).
Poznejše spremembe so tehnično izključene ali dokumentirane v sami datoteki.
Namen in poslovni partner sta vpisana sproti. Pri samodejnem zajemu uprava šteje za sprotno največ sedem koledarskih dni po vožnji.
Je ena sklenjena veriga za vse leto, z zasebnimi vožnjami vred.

Eno od Finanzgericht je zavrnilo tudi evidenco GPS, katere stanja števca so bila izračunana in nikoli primerjana s stanjem v avtu. To je ugotovitev enega sodišča, ne pravilo, ki ga objavlja Finanzamt, in je obravnavana spodaj.

Aplikacijo torej izberite po tem, kaj bo pokazala njena evidenca, ne po znački na strani v trgovini. Viri spodaj vam omogočajo preveriti katerokoli aplikacijo ali preglednico.

Zakaj "anerkannt" ni status

Nemška praksa temelji na štirih besedilih: R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, napotkih k njej v H 8.1 (9-10) LStH in dveh dopisih BMF — 03.03.2022 za zaposlene in 18.11.2009 za samozaposlene. Skupaj postavljajo pogoje zapisu: njegovo vsebino, da je zeitnah, da je sklenjen, in kako se ravna s spremembami. Nobeno ne imenuje postopka odobritve. To je nekaj, česar v teh besedilih ni, ne stavek, ki bi ga vsebovala.

Pozitivna izjava je v GoBD, pravilih uprave za elektronske zapise. BMF 03.03.2022 Rz. 28 jih razširi na elektronske evidence voženj: GoBD "sind zu beachten". Njihov razdelek o certificiranju (različica z dne 14. julija 2025) se začne z ugotovitvijo, da raznolikost sistemov upravi ne dopušča splošno veljavne izjave o tem, ali sta strojna ali programska oprema skladni (Rz. 179). Nato:

Rz. 180: "Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt."
Rz. 181: "„Zertifikate" oder „Testate" Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung."

Certifikat vam lahko pomaga pri izbiri. Vašega primera ne odloči. Odloči ga evidenca.

Kaj mora elektronski Fahrtenbuch zmoči

Enake podatke kot papirna evidenca. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR: "Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden." BMF 18.11.2009 Rz. 23 isto pravi za samozaposlene.

To prinese seznam polj iz Satz 3: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner." Pravila za zasebne vožnje in pot na delo so na strani o nemški evidenci voženj.

Spremembe izključene ali vidne v datoteki. BMF 03.03.2022 Rz. 28 to izrazi kot "technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert". Zvezno finančno sodišče je povedalo, kam sodi dokumentacija. V BFH 12.01.2024 – VI B 37/23 datoteka, v kateri je prejšnje vpise še mogoče spreminjati, šteje le, če je obseg sprememb "in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt". Sodišče ni predpisalo, kako. Zavrnilo pa je spremembe, ki pridejo na dan šele z dodatno poizvedbo pri skrbniku sistema.

Namen, sproti. BMF 03.03.2022 Rz. 29 je odstavek, na katerem stoji vsaka samodejna evidenca: "Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden."

Dve besedi v njem sta pomembni. "Jedenfalls dann" iz sedmih dni naredi varen pristan, ne pravila, da osmi dan pade. In odgovarja samo na vprašanje, ali je evidenca zeitnah; nobene druge zahteve ne nadomesti. Kaj je mogoče dodati pozneje in česa ne, je v članku kaj Fahrtenbuch, dopolnjen pozneje, še lahko popravi.

V sami evidenci, kot ena veriga. H 8.1 (9-10) LStH: "Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben." In: "Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen."

BFH je to uporabil v VI R 3/12 (13. novembra 2012). Vožnje so bile označene samo kot "Außendienst", stranke pa so bile v izpisu koledarja. Sodišče: "Dazu genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden." Če vožnjo uvrstite med "službene", ste zabeležili kategorijo. Razlog morate še vedno napisati sami.

Ali je Fahrtenbuch v Excelu sprejet?

Kot navadna preglednica ne. Leitsatz odločbe VI B 37/23 zajame vsako datoteko, ki jo ustvari program: šteje le, če so poznejše spremembe "technisch ausgeschlossen" ali dokumentirane "in der Datei selbst". Preglednica, v kateri je mogoče katerokoli celico prepisati brez sledi, ne naredi ne enega ne drugega.

Sam GPS ni Fahrtenbuch

Finanzgericht, ki je preučilo evidenco GPS, jo je zavrnilo. FG Niedersachsen, 23. januarja 2019 – 3 K 107/18, se je nanašalo na vtično napravo z GPS; nameni so bili dodani v portalu. Uradni Leitsatz: "Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden."

Sodišče je našlo še drugo, ločeno napako, pri števcu (Rn. 43): "Die vorgelegten Fahrtenbücher sind überdies insgesamt als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen, weil der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals im Streitzeitraum den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat." Stanja so bila izračunana iz enega začetnega stanja in zabeleženih voženj (Rn. 47).

Preberite jo natanko za to, kar pravi. Izračunano stanje števca, ki nikoli ni primerjano z dejanskim, pade. Sodišče ni določilo tolerance in noben primarni vir ne pove, kako blizu mora biti primerjano stanje. To je odločba Finanzgericht in ne zavezuje nobenega drugega sodišča. Varnejša praksa je kljub temu, da v evidenco vpišete dejansko stanje števca v avtu, postavljeno ob zabeleženo.

Kaj stane, če evidenca pade

Finanzamt ne črta posameznih voženj. Vrne se k metodi 1 % / 0,03 %, ki je navadno precej dražja. In prekinitev verige razveljavi evidenco za vse leto. Tudi srednje poti ni. H 8.1 (9-10) LStH: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht."

Ni vsaka napaka prekinitev. Isti napotki pravijo: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind." Kako deluje izbira pravila 1 % in zakaj vrzel stane več kot vožnje, ki jih pogoltne, je v članku Fahrtenbuch ali pravilo 1 %.

Elektronska evidenca mora tudi zdržati: deset let, ves čas strojno berljiva. Glejte zakaj se Fahrtenbuch hrani deset let, ne osem.

Vprašanja za vsako aplikacijo

Na ta vprašanja ne odgovori nobena značka. Zastavite jih vsaki aplikaciji, napravi ali preglednici:

Ali evidenca natisne vsako polje iz R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3, vključno z obiskanim poslovnim partnerjem?
Ali beleži tudi zasebne vožnje, da je leto ena sklenjena veriga?
Ali je poznejša sprememba vožnje izključena ali prikazana v sami izvoženi datoteki?
Ali lahko sproti po vožnji vpišete pravi razlog, ne zgolj "službeno"?
Ali dejansko stanje števca pride v evidenco in ali se primerja z zabeleženo razdaljo?
Ali vam sporoči, kdaj ji je morda ušla kakšna vožnja?
Ali lahko vse leto izvozite v strojno berljivi obliki in ga hranite deset let?

Prednosti in slabosti papirja, preglednice, naprave in aplikacije so v članku kako voditi evidenco voženj.

Kako se DriveHub ujema s temi pravili

DriveHub ni odobren ali certificiran pri Finanzamt — nobena aplikacija ni. Kar naredi, je, da zajame vožnje in natisne polja, ki jih ta pravila imenujejo; razloge morate napisati sami. Z dostopom do lokacije, nastavljenim na "Vedno", DriveHub beleži vsako vožnjo v ozadju — in če mu katera kdaj uide, vam to sporoči. Službene in zasebne vožnje beleži enako, vi pa vsako pozneje označite kot Službeno ali Zasebno.

Zgodba Za pregled: ena vožnja s potjo, razdaljo in vrednostjo, če je službena

Če je vaš iPhone zaznal vožnjo brez ustrezne vožnje v evidenci, se na zavihku Vožnje pojavi zgodba Zamujene vožnje in odpre Manjkajoče vožnje — zaslon spodaj. Tapnite Obnovi, da se pot znova zgradi, ali pa vožnjo dodajte sami, da v letu ni vrzeli.

Seznam Manjkajoče vožnje: dve vožnji, ki ju je zaznal iPhone, brez ustrezne vožnje v evidenci, vsaka z gumboma Obnovi in Ni bila vožnja

Poročilo natisne stanje števca na začetku in koncu vsake vožnje ter obiskanega poslovnega partnerja. Vsaka poznejša sprememba vožnje je natisnjena v samem poročilu. Pred izvozom poročilo primerja stanja števca, ki ste jih vpisali, z zabeleženo razdaljo. Poročila se izvozijo kot PDF, kot Excel ali CSV in kot datoteka DATEV; izvozi so del DriveHub Pro.

Kaj ostane vaše. Namen je razlog — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — in napišete ga lahko samo vi; v sedmih dneh ste na varni strani. Dejanska stanja števca pridejo z vaše armaturne plošče. In o tem, ali je evidenca ordnungsgemäß, odloči Finanzamt, za vašo evidenco, ne za DriveHub.

Ta stran navaja, kaj pravijo R 8.1 Abs. 9 LStR, H 8.1 (9-10) LStH, dopisa BMF z dne 3. marca 2022 in 18. novembra 2009, GoBD in zgoraj imenovane odločbe, in jih navaja po imenu, da jih lahko preverite. Ni davčni nasvet in ne pozna vaše situacije. Kadar gre za denar, vprašajte svojega davčnega svetovalca (Steuerberater) — in vzemite evidenco s seboj.

Celotno pravilo z viri, iz katerih izhaja: Nemčija: zahteve za evidenco voženj.