DriveHubГид по стране · Германия · 7 мин
Fahrtenbuch App vom Finanzamt anerkannt? Ни одно — проверяют журнал
Вы хотите вести Fahrtenbuch в приложении, а не в бумажной книжке, и каждый разработчик называет своё «vom Finanzamt anerkannt». Налоговая администрация не одобряет ни одно приложение. Она проверяет ваш журнал — и все правила, которые она применяет, касаются записи, а не продукта.
Коротко
Ни одно приложение для Fahrtenbuch не одобрено Finanzamt заранее, потому что для этого просто нет процедуры. Правила для Fahrtenbuch ставят условия журналу. Ни одно из них не предусматривает одобрения, сертификата, реестра или списка продуктов.
Налоговая администрация говорит это о программах вообще. Она не выдаёт Positivtestate, а сертификат третьей стороны для неё не обязателен (GoBD Rz. 180 и 181). Поэтому «anerkannt» на странице продукта — это заявление разработчика, а не статус.
Finanzamt принимает или отклоняет ваш журнал, когда его проверяет. Электронный журнал должен выполнять как минимум четыре условия:
- Он даёт «dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch» — все графы, которые нужны бумажному журналу (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR).
- Последующие изменения технически исключены или задокументированы в самом файле.
- Цель и деловой партнёр вносятся своевременно. Для автоматической фиксации администрация считает своевременными до семи календарных дней после поездки.
- Это одна замкнутая цепочка за весь год, включая личные поездки.
Один финансовый суд земли также отклонил GPS-журнал, показания одометра в котором вычислялись и ни разу не сверялись с показаниями самой машины. Это вывод одного суда, а не правило, которое публикует Finanzamt, и о нём ниже.
Так что выбирайте приложение по тому, что покажет его журнал, а не по значку на странице в магазине. Источники ниже позволяют проверить любое приложение — или таблицу.
Почему «anerkannt» — не статус
Немецкая практика опирается на четыре текста: R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, пояснения к ней в H 8.1 (9-10) LStH и два письма BMF — от 03.03.2022 для наёмных работников и от 18.11.2009 для самозанятых. Вместе они ставят условия записи: её содержанию, её своевременности (zeitnah), её замкнутости и тому, как обращаться с изменениями. Ни один из них не называет процедуры одобрения. Это отсутствие в этих текстах, а не предложение, которое в них есть.
Утвердительное высказывание есть в GoBD — правилах администрации для электронных записей. BMF 03.03.2022 Rz. 28 распространяет их на электронные журналы: GoBD «sind zu beachten». Раздел о сертификации (редакция от 14 июля 2025 г.) начинается с того, что разнообразие систем не позволяет администрации сделать общее заключение о соответствии аппаратного или программного обеспечения (Rz. 179). Дальше:
- Rz. 180: «Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.»
- Rz. 181: «„Zertifikate" oder „Testate" Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.»
Сертификат может помочь с выбором. Ваш случай он не решает. Решает журнал.
Что должен уметь электронный Fahrtenbuch
Те же сведения, что и бумажный журнал. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR: «Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden.» BMF 18.11.2009 Rz. 23 говорит то же для самозанятых.
Отсюда и список граф из Satz 3: «Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.» Правила для личных поездок и дороги на работу — на странице о немецком журнале.
Изменения исключены или видны в файле. BMF 03.03.2022 Rz. 28 формулирует это как «technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert». Федеральный финансовый суд сказал, где должна быть документация. В BFH 12.01.2024 – VI B 37/23 файл, в котором прежние записи всё ещё можно менять, засчитывается, только если объём изменений «in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt». Как именно, суд не предписал. Но он отверг изменения, которые всплывают только по дополнительному запросу к администратору системы.
Цель — своевременно. BMF 03.03.2022 Rz. 29 — это место, от которого зависит любой автоматический журнал: «Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.»
Здесь важны два слова. «Jedenfalls dann» делает семь дней «безопасной гаванью», а не правилом, по которому восьмой день — провал. И отвечает это место только на вопрос, zeitnah ли журнал; ни одно из остальных требований оно не заменяет. Что можно и чего нельзя добавить потом — в статье что ещё может исправить Fahrtenbuch, написанный задним числом.
В самом журнале, одной цепочкой. H 8.1 (9-10) LStH: «Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.» И: «Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen.»
BFH применил это в VI R 3/12 (13 ноября 2012 г.). Поездки были помечены только как «Außendienst», а клиенты значились в распечатке календаря. Суд: «Dazu genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden.» Отметка поездки как «рабочей» записывает категорию. Причину по-прежнему пишете вы.
Принимается ли Fahrtenbuch в Excel?
Как обычная таблица — нет. Leitsatz VI B 37/23 касается любого файла, который создаёт программа: он засчитывается, только если последующие изменения «technisch ausgeschlossen» или задокументированы «in der Datei selbst». Таблица, в которой любую ячейку можно перезаписать без следа, не делает ни того, ни другого.
Сам по себе GPS — не Fahrtenbuch
Финансовый суд земли, рассмотревший GPS-журнал, его отклонил. FG Niedersachsen, 23 января 2019 г. – 3 K 107/18 касалось подключаемого устройства с GPS; цели поездок добавлялись на портале. Официальный Leitsatz: «Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.»
Суд нашёл и второй, отдельный дефект — в одометре (Rn. 43): «Die vorgelegten Fahrtenbücher sind überdies insgesamt als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen, weil der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals im Streitzeitraum den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat.» Показания вычислялись из одного начального значения плюс записанные поездки (Rn. 47).
Читайте это ровно в том объёме, в каком написано. Вычисленный одометр, который ни разу не сверяли с реальным, не проходит. Допуска суд не установил, и ни один первоисточник не говорит, насколько близкими должны быть сверенные показания. Это решение финансового суда земли, и другие суды оно не связывает. Надёжнее всё же вносить в журнал реальные показания одометра машины рядом с записанными.
Чего стоит отклонённый журнал
Finanzamt не вычёркивает отдельные поездки. Он возвращается к методу 1 % / 0,03 %, который обычно обходится намного дороже. И разрыв в цепочке лишает журнал силы на весь год. Середины тоже нет. H 8.1 (9-10) LStH: «Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht.»
Не каждый изъян — разрыв. Те же пояснения говорят: «Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.» Как устроен выбор 1 % и почему пробел стоит дороже тех поездок, которые в него провалились, — в статье Fahrtenbuch или правило 1 %.
Электронный журнал должен ещё и сохраниться: десять лет и всё это время в машиночитаемом виде. См. почему Fahrtenbuch хранят десять лет, а не восемь.
Вопросы к любому приложению
Ни один значок на них не отвечает. Задайте их любому приложению, устройству или таблице:
- Печатает ли журнал каждую графу R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3, включая делового партнёра, которого вы посетили?
- Записывает ли он и личные поездки, чтобы год был одной замкнутой цепочкой?
- Исключено ли последующее изменение поездки или оно видно в самом экспортированном файле?
- Можно ли вскоре после поездки внести настоящую причину, а не просто «рабочая»?
- Попадают ли в журнал реальные показания одометра и сверяются ли они с записанным пробегом?
- Сообщает ли оно, когда могло пропустить поездку?
- Можно ли выгрузить весь год в машиночитаемом виде и хранить его десять лет?
Плюсы и минусы бумаги, таблицы, устройства и приложения — в статье как вести журнал пробега.
Как DriveHub соотносится с этими правилами
DriveHub не одобрен и не сертифицирован Finanzamt — как и ни одно приложение. Он фиксирует поездки и печатает графы, которые называют эти правила; причины пишете вы. При доступе к геопозиции «Всегда» DriveHub записывает каждую поездку в фоне — а если всё же какую-то пропустит, сообщит вам об этом. Рабочие и личные поездки записываются одинаково, а потом вы отмечаете каждую как «Рабочая» или «Личная».
Если ваш iPhone зафиксировал езду, для которой нет поездки, на вкладке «Поездки» появляется история «Пропущенные поездки» и открывает экран «Пропущенные поездки» — он показан ниже. Нажмите «Восстановить», чтобы восстановить маршрут, или добавьте поездку сами — так в году не останется пробела.
В отчёте указаны показания одометра в начале и в конце каждой поездки и деловой партнёр, которого вы посетили. Каждое последующее изменение поездки печатается прямо в самом отчёте. Перед выгрузкой отчёт сравнивает введённые вами показания одометра с записанным пробегом. Отчёты выгружаются в PDF, в Excel или CSV и в файл DATEV; выгрузка входит в DriveHub Pro.
Что остаётся за вами. Цель — это причина, «Angebot besprochen, Müller GmbH» («обсудили предложение»), и написать её можете только вы; в пределах семи дней — надёжная сторона. Реальные показания одометра берутся с вашей приборной панели. А ordnungsgemäß ли журнал, решает Finanzamt — для вашего журнала, а не для DriveHub.
- DriveHub в App Store
- Требования к Fahrtenbuch в Германии
- Настройте автоматический учёт и узнавайте о пропущенных поездках
Эта страница излагает то, что говорят R 8.1 Abs. 9 LStR, H 8.1 (9-10) LStH, письма BMF от 3 марта 2022 г. и 18 ноября 2009 г., GoBD и названные выше решения, и ссылается на них, чтобы вы могли проверить. Это не налоговая консультация. Ваших обстоятельств она учесть не может. Когда речь о существенных суммах, обратитесь к своему Steuerberater — и возьмите с собой журнал.
Полное правило со ссылками на нормативные акты: Германия: требования к журналу пробега.