Guia por país · Alemanha · 7 min

Fahrtenbuch App vom Finanzamt anerkannt? Nenhuma — julga-se o registo

Por Andrei Zamiralov · Atualizado a 26 de setembro de 2026

Quer manter o seu Fahrtenbuch numa aplicação em vez de um livro em papel, e cada fornecedor diz que a sua é "vom Finanzamt anerkannt". A administração fiscal não aprova nenhuma aplicação. Examina o seu registo — e as regras que aplica dizem todas respeito ao registo, não ao produto.

A resposta curta

Nenhuma aplicação de Fahrtenbuch é aprovada previamente pelo Finanzamt, porque não há nada por onde a aprovar. As regras do Fahrtenbuch impõem condições ao registo. Nenhuma delas prevê uma aprovação, um certificado, um registo público ou uma lista de produtos.

A administração fiscal di-lo para o software em geral. Não emite Positivtestate, e o certificado de um terceiro não a vincula (GoBD Rz. 180 e 181). Por isso, "anerkannt" numa página de produto é uma afirmação do fornecedor, não um estatuto.

O que o Finanzamt aceita ou rejeita é o seu registo, quando o examina. Um registo eletrónico tem de cumprir, pelo menos, estas quatro condições:

Dá "dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch" — todos os campos de que um livro em papel precisa (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR).
As alterações posteriores estão tecnicamente excluídas, ou documentadas no próprio ficheiro.
O motivo e o parceiro de negócio são indicados atempadamente. Para a captação automática, a administração considera atempado até sete dias de calendário após a viagem.
É uma única cadeia fechada para o ano inteiro, viagens privadas incluídas.

Um Finanzgericht rejeitou ainda um registo por GPS cujas leituras do conta-quilómetros eram calculadas e nunca confrontadas com as do próprio carro. É a conclusão de um único tribunal, não uma regra publicada pelo Finanzamt, e é tratada mais abaixo.

Escolha, portanto, uma aplicação pelo que o seu registo vai mostrar, não pelo selo na página da loja. As fontes abaixo permitem-lhe verificar qualquer aplicação, ou uma folha de cálculo.

Porque "anerkannt" não é um estatuto

A prática alemã assenta em quatro textos: a R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR, as indicações que a acompanham na H 8.1 (9-10) LStH, e duas circulares do BMF — a de 03.03.2022 para trabalhadores por conta de outrem e a de 18.11.2009 para independentes. Em conjunto, impõem condições ao registo: o conteúdo, que seja zeitnah, que seja fechado, e como se tratam as alterações. Nenhum deles prevê um procedimento de aprovação. É uma ausência nesses textos, não uma frase que contenham.

A afirmação positiva está nos GoBD, as regras da administração para registos eletrónicos. O BMF 03.03.2022 Rz. 28 torna-os aplicáveis aos registos eletrónicos: os GoBD "sind zu beachten". A secção sobre certificação (versão de 14 de julho de 2025) começa por dizer que a variedade de sistemas não permite à administração nenhuma afirmação de validade geral sobre a conformidade de hardware ou software (Rz. 179). Depois:

Rz. 180: "Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - und damit zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme - werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt."
Rz. 181: "„Zertifikate" oder „Testate" Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch aus den in Rz. 179 genannten Gründen gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung."

Um certificado pode ajudá-lo a escolher. Não decide o seu caso. Quem decide é o registo.

O que um Fahrtenbuch eletrónico tem de fazer

A mesma informação que um livro em papel. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR: "Das Fahrtenbuch kann auch elektronisch geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen und nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden." O BMF 18.11.2009 Rz. 23 diz o mesmo para os independentes.

Isso traz consigo a lista de campos do Satz 3: "Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit, Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner." As regras para as viagens privadas e a ida para o trabalho estão na página do registo alemão.

Alterações excluídas, ou visíveis no ficheiro. O BMF 03.03.2022 Rz. 28 formula-o como "technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert". O Tribunal Federal de Finanças disse onde pertence essa documentação. No BFH 12.01.2024 – VI B 37/23, um ficheiro em que as entradas anteriores ainda podem ser alteradas só conta se a extensão das alterações estiver "in der Datei selbst dokumentiert und bei gewöhnlicher Einsichtnahme in die Datei offengelegt". O tribunal não prescreveu como. Rejeitou, sim, alterações que só aparecem através de um pedido adicional ao administrador do sistema.

O motivo, atempadamente. O BMF 03.03.2022 Rz. 29 é a passagem de que depende qualquer registo automático: "Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden."

Há duas palavras que importam. "Jedenfalls dann" faz dos sete dias uma margem segura, não uma regra segundo a qual o oitavo dia falha. E só responde à questão de o livro ser zeitnah; não substitui nenhum dos outros requisitos. O que pode e não pode ser acrescentado depois está em o que um Fahrtenbuch escrito depois ainda pode corrigir.

No próprio registo, como uma cadeia. H 8.1 (9-10) LStH: "Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschl. des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben." E: "Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen."

O BFH aplicou-o no VI R 3/12 (13 de novembro de 2012). As viagens estavam assinaladas apenas como "Außendienst", com os clientes numa impressão da agenda. O tribunal: "Dazu genügt nicht, wenn nur allgemein und pauschal die betreffenden Fahrten im Fahrtenbuch als "Dienstfahrten" bezeichnet werden." Classificar uma viagem como "profissional" regista uma categoria. A razão continua a ser sua para escrever.

Um Fahrtenbuch em Excel é aceite?

Não como uma folha de cálculo comum. O Leitsatz do VI B 37/23 abrange qualquer ficheiro produzido por um programa: só conta se as alterações posteriores estiverem "technisch ausgeschlossen" ou documentadas "in der Datei selbst". Uma folha de cálculo em que qualquer célula pode ser sobrescrita sem deixar rasto não faz nem uma coisa nem outra.

O GPS, sozinho, não é um Fahrtenbuch

Um Finanzgericht que examinou um registo por GPS rejeitou-o. O FG Niedersachsen, 23 de janeiro de 2019 – 3 K 107/18 tratava de um aparelho de ligar ao carro com GPS; os motivos eram acrescentados num portal. O Leitsatz oficial: "Die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, kann nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden."

O tribunal encontrou um segundo defeito, independente, no conta-quilómetros (Rn. 43): "Die vorgelegten Fahrtenbücher sind überdies insgesamt als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen, weil der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals im Streitzeitraum den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hat." As leituras tinham sido calculadas a partir de um valor inicial mais as viagens registadas (Rn. 47).

Leia-o exatamente pelo que diz. Um conta-quilómetros calculado que nunca é confrontado com o real falha. O tribunal não fixou nenhuma tolerância, e nenhuma fonte primária diz quão próxima tem de estar uma leitura confrontada. É uma decisão de um Finanzgericht e não vincula nenhum outro tribunal. Ainda assim, o mais seguro é pôr no registo a leitura real do conta-quilómetros do carro, confrontada com o que foi registado.

Quanto custa se o registo falhar

O Finanzamt não risca viagens isoladas. Volta ao método de 1 % / 0,03 %, que costuma ser bem mais caro. E uma quebra na cadeia invalida o registo para o ano inteiro. Também não há meio-termo. H 8.1 (9-10) LStH: "Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht."

Nem toda a falha é uma quebra. As mesmas indicações dizem: "Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind." Como funciona a escolha do 1 %, e porque uma lacuna custa mais do que as viagens que engole, está em Fahrtenbuch ou regra de 1 %.

Um registo eletrónico também tem de sobreviver: dez anos, e legível por máquina durante todo esse tempo. Veja porque um Fahrtenbuch se guarda dez anos, não oito.

Perguntas a fazer a qualquer aplicação

Nenhum selo responde a isto. Faça estas perguntas a qualquer aplicação, aparelho ou folha de cálculo:

O registo imprime todos os campos da R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3, incluindo o parceiro de negócio que visitou?
Regista também as viagens privadas, para que o ano seja uma única cadeia fechada?
Uma alteração posterior a uma viagem está excluída, ou aparece no próprio ficheiro exportado?
Pode indicar uma razão real, e não apenas "profissional", pouco depois da viagem?
A leitura real do conta-quilómetros entra no registo, e é confrontada com a distância registada?
Avisa-o quando pode ter falhado uma viagem?
Pode exportar o ano inteiro num formato legível por máquina e guardá-lo dez anos?

As vantagens e desvantagens do papel, da folha de cálculo, do aparelho e da aplicação estão em como manter um registo de quilómetros.

Como o DriveHub se enquadra nestas regras

O DriveHub não é aprovado nem certificado pelo Finanzamt — nenhuma aplicação o é. O que faz é captar as viagens e imprimir os campos que essas regras indicam; as razões são suas para escrever. Com o acesso à localização definido como Sempre, o DriveHub regista todas as viagens em segundo plano — e, se alguma vez lhe escapar uma, avisa-o. Regista por igual as viagens profissionais e as privadas, e depois marca cada uma como Profissional ou Pessoal.

A história Por verificar: uma viagem com o percurso, a distância e o valor que tem se for profissional

Se o seu iPhone registou condução sem viagem correspondente, aparece uma história Viagens em falta no separador Viagens, que abre Viagens em falta — o ecrã abaixo. Toque em Recuperar para reconstruir o percurso, ou acrescente a viagem manualmente, para que o ano não tenha lacunas.

A lista Viagens em falta: duas viagens de carro registadas pelo iPhone sem viagem correspondente, cada uma com Recuperar e Não foi de carro

O relatório imprime o conta-quilómetros no início e no fim de cada viagem e o parceiro de negócio que visitou. Todas as alterações posteriores a uma viagem ficam impressas no próprio relatório. Antes de exportar, o relatório compara as leituras do conta-quilómetros que introduziu com a distância registada. Os relatórios exportam-se em PDF, em Excel ou CSV, e como ficheiro DATEV; as exportações fazem parte do DriveHub Pro.

O que continua a ser seu. O motivo é uma razão — "Angebot besprochen, Müller GmbH" — e só o próprio a pode escrever; dentro de sete dias é o lado seguro. As leituras reais do conta-quilómetros vêm do seu painel de instrumentos. E se o registo é ordnungsgemäß decide-o o Finanzamt, para o seu registo, não para o DriveHub.

Esta página reproduz o que dizem a R 8.1 Abs. 9 LStR, a H 8.1 (9-10) LStH, as circulares do BMF de 3 de março de 2022 e de 18 de novembro de 2009, os GoBD e as decisões acima referidas, e cita-os para poder verificar. Não é aconselhamento fiscal e não conhece a sua situação. Quando está dinheiro em causa, pergunte ao seu Steuerberater — e leve o registo.

A regra completa, com os diplomas de onde vem: Alemanha: requisitos do registo de quilómetros.