DriveHubAjopäiväkirjan vaatimukset Saksassa — ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Mitä muistiinpanojesi on sisällettävä, jotta ne kestävät Saksan verottajan tarkastuksen — ja korvaus, jota DriveHub käyttää.
Kilometrikorvaus
0,30 € kilometriltä, voimassa 1. tammikuuta 2014 alkaen.
Kuka säännön asettaa
Saksan valtiovarainministeriö (Bundesministerium der Finanzen); ratkaiseva teksti on hallinnollinen ohje, ei laki.
Mikä sääntö sitä koskee
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG sallii auton yksityiskäytön arvostamisen todellisten kulujen mukaan 1 %:n listahintasäännön sijaan vain, jos käytössä on "ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch" — asianmukainen ajopäiväkirja. Mitä "ordnungsgemäß" tarkoittaa, määritellään kohdassa R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Mitä jokaisesta ajosta on kirjattava
Jokaisesta työajosta, sanatarkasti
"Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner." Eli päivämäärä ja mittarilukema jokaisen työajon alussa ja lopussa, määränpää, matkan tarkoitus ja tavatut liikekumppanit.
Muista ajoista
Yksityisajoista riittävät "Kilometerangaben" eli kilometrit. Kodin ja ensisijaisen työpaikan välisistä ajoista: "jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch" — lyhyt merkintä kustakin. Kiertotiet on kirjattava.
Missä muodossa muistiinpanot saa pitää
- Ajopäiväkirja pidetään "zeitnah und in geschlossener Form" — ajantasaisesti ja yhtenäisenä — ja merkintöjen on "die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben": yksi katkeamaton ketju, yksityisajot mukaan lukien.
- Sähköiset ajopäiväkirjat: "nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden". Muutokset dokumentoidaan viedyssä tiedostossa — muistiinpanon on seistävä omillaan ilman, että järjestelmän ylläpitäjältä tarvitsee kysyä mitään.
- Seitsemän päivän sääntö. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 hyväksyy automaattisen tallennuksen, kun kuljettaja kirjaa ajon tarkoituksen seitsemän kalenteripäivän kuluessa ajosta.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: pelkät vähäiset puutteet eivät tee ajopäiväkirjasta pätemätöntä.
Kuinka kauan ne on säilytettävä
Kymmenen vuotta itse ajopäiväkirjalle viimeisen merkinnän kalenterivuoden lopusta — AO § 147 Abs. 3 S. 1 ja Abs. 4 — ja kuusi vuotta työnantajan palkkakirjanpidolle (Lohnkonto) § 41 Abs. 1 S. 9 EStG:n mukaan. Laajalti uutisoitu lyhennys kahdeksaan vuoteen ei koske ajopäiväkirjaa. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), voimassa 1. tammikuuta 2025 alkaen, lyhensi kahdeksaan vuoteen vain kirjanpitotositteet (Buchungsbelege, Abs. 1 Nr. 4); ajopäiväkirja on Nr. 1:n tarkoittama muistiinpano (Aufzeichnung) ja jäi kymmeneen. Uutisten perusteella säilytysaikaa lyhentävä erehtyy kahdella vuodella. Säilytysaika ei myöskään pääty, niin kauan kuin verotusaika on auki (Abs. 3 S. 5). Sähköisesti AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 edellyttää, että muistiinpano voidaan koko ajan "maschinell ausgewertet werden" — käsitellä koneellisesti — joten pelkkä PDF ei täytä Saksan säilytysvaatimusta; koneluettavan viennin on säilyttävä sen rinnalla. Laiminlyönnistä seuraa sekä arvioverotus (Schätzung, § 162 Abs. 2 S. 2) että enintään 25 000 euron sakko (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), minkä lisäksi ajopäiväkirja hylätään ja verotus siirtyy 1 %:n menetelmään.
Mitä virheet maksavat
Verottaja siirtyy 1 % / 0,03 % -menetelmään, joka on yleensä huomattavasti kalliimpi. Eikä se koske vain yksittäistä ajoa: katkos ketjussa tekee ajopäiväkirjasta pätemättömän koko vuodelta.
Tällä sivulla kerrotaan, mitä Saksan säädökset ja valtiovarainministeriön ohjeet sanovat, lähteet nimeltä mainiten, jotta voit tarkistaa ne itse. Tämä ei ole veroneuvontaa eikä tunne tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy veroneuvojaltasi — ja ota muistiinpanot mukaan.
Mistä tämä on peräisin
Yllä olevien vaatimusten lähde: Bundesministerium der Finanzen. DriveHub tarkistaa ne ja kilometrikorvauksen viranomaisen omilta sivuilta; tämä sivu on koottu siitä aineistosta.
DriveHub tallentaa tämän automaattisesti. Se seuraa jokaista ajoa taustalla ja säilyttää alku- ja loppuajan, matkan pituuden ja reitin. Seuranta ja puuttuvien ajojen tarkistus ovat maksuttomia; verottajalle kelpaava raportti sisältyy DriveHub Pro -versioon.