Guia por país · Estados Unidos · 9 min

Reembolso de milhas na S corp: como o dono se paga de volta pelo carro

Por Andrei Zamiralov · Atualizado em 5 de outubro de 2026

Você é dono de uma S corporation e dirige para ela. Pode fazer com que ela reembolse as suas milhas sem imposto, como faria com qualquer empregado. Mas é você quem assina o cheque e quem o deposita, e o IRS trata o dono de outro jeito. Acima de 10%, ele pode pedir o registro a você; acima de 2%, você conta como sócio para os benefícios indiretos; a partir de 1%, a regra fixa do trajeto casa–trabalho fica fechada.

A resposta curta

• O seu próprio carro, reembolsado por milha: um accountable plan (plano de reembolso com prestação de contas) funciona para você como para qualquer empregado. Informe as milhas, devolva o que não usou, e os pagamentos não são salário.
• A tarifa: para 2026, 72,5 centavos por milha até 30 de junho e 76 centavos a partir de 1º de julho. Acima da tarifa, o excedente é salário.
• A pegadinha do dono: se você tem mais de 10%, é "relacionado" ao seu empregador. Você "must be able to prove your expenses to the IRS" mesmo depois de prestar contas à corporation.
• Um plano por escrito: é uma boa prova, mas o regulamento não exige.
• Uma ajuda fixa para o carro que você paga a si mesmo: sem prestação de contas, é salário.
• O carro da corporation, em vez do seu: as milhas a trabalho que você registra continuam isentas. O uso pessoal é salário no seu W-2, e a regra fixa de US$ 1,50 do trajeto casa–trabalho fica fechada para quem tem 1% ou mais.

Num caso ou no outro, as milhas que você consegue comprovar decidem o dinheiro. O registro é o mesmo.

O dono de uma S corp pode reembolsar as próprias milhas?

Sim. Se você trabalha para a sua S corporation, você é, nas palavras do IRS, um shareholder-employee (acionista-empregado). Um reembolso pelo seu próprio carro segue as mesmas regras que para qualquer empregado: o IRC § 62(c) e o 26 CFR § 1.62-2. A Publication 463, capítulo 6, traz as três exigências:

1. "Your expenses must have a business connection."
2. "You must adequately account to your employer for these expenses within a reasonable period of time."
3. "You must return any excess reimbursement or allowance within a reasonable period of time."

Cumpra as três, e os pagamentos "are excluded from the employee's gross income, are not reported as wages or other compensation on the employee's Form W-2, and are exempt from the withholding and payment of employment taxes" (§ 1.62-2(c)(4)).

No caso de um carro, o registro vai para quem paga: "information sufficient to substantiate the amount, time, use, and business purpose of the expense" (§ 1.62-2(e)(2)). Numa ajuda por milha, o valor é considerado comprovado até a tarifa do IRS. Você ainda mostra "the elements of time, place (or use), and business purpose" (Rev. Proc. 2019-46 § 7.02).

Como dono, você é o empregado que presta contas e o empregador que confere. Os prazos, os 60 e 120 dias do fixed date method e as regras da tarifa são os mesmos que para qualquer pessoa. Eles estão em o carro próprio a trabalho nos EUA.

Tem mais de 10%? O IRS ainda pode pedir o registro

Esta é a regra que vale para donos e não para os funcionários. A Publication 463, capítulo 6, lista como condição para que a ajuda comprove o valor: "You aren't related to your employer."

"Relacionado" inclui este caso: "Your employer is a corporation in which you own, directly or indirectly, more than 10% in value of the outstanding stock." A participação indireta também conta: "if you have an interest in a corporation, partnership, estate, or trust that owns the stock or if a member of your family or your partner owns the stock."

A consequência: esse empregado "must be able to prove your expenses to the IRS even if you have already adequately accounted to your employer and returned any excess reimbursement."

Então prestar contas à sua própria corporation não encerra o assunto. O registro que você entrega à empresa é o registro que o IRS pode pedir. A Rev. Proc. 2019-46, que define as regras da ajuda por milha, não tem nenhuma regra que exclua da ajuda um empregado relacionado. O que muda é o dever de comprovar as milhas.

O plano precisa ser por escrito?

O regulamento não diz isso. As exigências do 26 CFR § 1.62-2 são as três acima: ligação com o negócio, comprovação e devolução do excedente. A Publication 15 e a Publication 463 também não acrescentam nenhuma exigência de forma escrita.

Ainda assim, um plano por escrito é uma boa prova de que o acordo existe, e do que ele exige.

Uma ajuda fixa para o carro que você paga a si mesmo é salário

Um valor mensal fixo sem relatório de milhas não é um accountable plan. IRC § 62(c): um acordo "in no event" é um acordo de reembolso se "does not require the employee to substantiate the expenses" cobertas por ele.

Então "all amounts paid under the arrangement are treated as paid under a 'nonaccountable plan'" (§ 1.62-2(c)(3)(i)). Esses valores "are included in the employee's gross income, must be reported as wages or other compensation on the employee's Form W-2, and are subject to withholding and payment of employment taxes" (§ 1.62-2(c)(5)).

Para o dono de uma S corporation, isso fica ao lado de uma segunda regra. O IRS, na sua página sobre a remuneração na S corporation: "S corporations must pay reasonable compensation to a shareholder-employee in return for services that the employee provides to the corporation before non-wage distributions may be made to the shareholder-employee." Uma ajuda para o carro paga sem comprovação não é reembolso. É salário, e vai para o seu W-2.

Mais dois limites das regras gerais:

• Acima da tarifa do IRS, a parte que passa de "the business standard mileage rate multiplied by the number of substantiated business miles" é salário (Rev. Proc. 2019-46 §§ 7.01(1), 7.05).
• O trajeto casa–trabalho não é trabalho. Publication 463: dirigir "between your home and your main or regular place of work" é uma despesa pessoal de deslocamento. A Publication 463 trata o reembolso de uma despesa não dedutível como pago sob um nonaccountable plan. Lidas as duas regras juntas, um pagamento por milha pelo trajeto casa–trabalho é salário. As exceções estão em as milhas do trajeto casa–trabalho nos EUA.

Exemplo: o seu próprio carro, reembolsado pela tarifa do IRS

Em 2026 você dirige o seu próprio carro por 8 000 milhas a trabalho para a sua S corporation: 4 000 antes de 1º de julho e 4 000 depois. Você informa cada viagem à corporation, e ela paga exatamente a tarifa do IRS.

No ano: US$ 5 940, nada disso salário, porque nada passa da tarifa. "If your allowance is less than or equal to the federal rate, the allowance won't be included in box 1 of your Form W-2" (Publication 463).

Se, em vez disso, você tivesse pego US$ 500 fixos por mês, sem relatório, os US$ 6 000 inteiros seriam salário.

A minha S corp deve ser a dona do meu carro?

Esse é o outro caminho: a corporation compra ou faz leasing do carro e você o dirige. As regras então deixam de ser de reembolso e passam a ser de benefício indireto (fringe benefit).

A regra do acionista de 2%. IRC § 1372(a): para os benefícios indiretos de empregados, "the S corporation shall be treated as a partnership, and … any 2-percent shareholder of the S corporation shall be treated as a partner of such partnership." Um acionista de 2% tem, diretamente ou por atribuição, "more than 2 percent of the outstanding stock" em qualquer dia do ano.

As milhas a trabalho continuam isentas de todo jeito. A Table 2-1 da Publication 15-B marca os benefícios que não se aplicam a acionistas de 2%. Os working condition benefits não têm essa marca. E, para essa exclusão, um sócio conta como empregado: "A partner who performs services for a partnership." Entre os exemplos de working condition benefits está "an employee's use of a company car for business".

Mas só com registros. Publication 15-B: "The employee must meet any substantiation requirements that apply to the deduction." E a Publication 15-B: "Any use of a company-provided vehicle that isn't substantiated as business use is included in income." Sem registro, toda milha é pessoal.

A parte pessoal é salário. As instruções do Form 1120-S, linha 7, Compensation of officers: "Include fringe benefit expenditures made on behalf of officers and employees owning more than 2% of the corporation's stock. Also report these fringe benefits as wages in box 1 of Form W-2." As regras de avaliação alcançam você: a pessoa tributada "need not be an employee of the provider of the fringe benefit, but may be, for example, a partner" (§ 1.61-21(a)(4)(ii)).

Como o uso pessoal é avaliado quando a empresa é sua

A Publication 15-B dá ao empregador a regra do valor de mercado e três regras especiais, descritas por inteiro em o uso pessoal do carro da empresa nos EUA. Como dono, uma das três está fechada para você.

Nada de regra de US$ 1,50 do trajeto casa–trabalho. Um control employee inclui o empregado "who owns a 1% or more equity, capital, or profits interest in your business". No caso de um carro, a regra do trajeto casa–trabalho exige que o motorista "isn't a control employee". Pelo mesmo motivo, a política escrita de uso só no trajeto casa–trabalho do § 1.274-6T(a)(3) fica fechada para um dono.

Sobram três:

• Centavos por milha: a tarifa padrão por milha vezes as suas milhas pessoais. O carro tem de ser usado regularmente no negócio (pelo menos 50% das milhas anuais é um porto seguro) ou passar num teste de 10 000 milhas.
• Valor anual de leasing: um valor de tabela definido pelo valor do carro, vezes "the percentage of personal miles out of total miles driven". Acima de US$ 59 999, é (0,25 × o valor) + US$ 500.
• Valor de mercado: quanto custaria para você fazer o leasing de um carro parecido, em condições parecidas, na sua região.

Para os centavos por milha, um carro disponibilizado pela primeira vez em 2026 pode valer no máximo US$ 61 700. Para 2026, a Publication 15-B publicou 72,5 centavos para essa regra; nenhum texto do IRS diz que os 76 centavos de julho se aplicam a ela. Na regra do valor de leasing, o combustível fornecido pela corporation é avaliado por cima, pelo valor de mercado ou a 5,5 centavos por milha.

Exemplo. Você dirige o carro da corporation por 20 000 milhas em 2026, 15 000 delas a trabalho, então 5 000 pessoais (25%).

Qualquer um dos dois valores é salário no box 1 do seu W-2. Perca o registro, e todo o uso é pessoal; se um registro feito depois ainda pode ajudar está em reconstruir um registro de milhas. Os valores dos carros aqui são inventados para a conta; as regras são as da Publication 15-B.

Mais uma diferença. Como motorista de um carro fornecido pela corporation, "You can't use the standard mileage rate" você mesmo (Publication 463). A tarifa vira a régua da corporation para o seu uso pessoal, e não um valor que lhe pagam.

O seu carro reembolsado ou o carro da corporation

Qual sai mais barato depende do carro, das suas milhas e do seu salário. Essa comparação é para o seu tax preparer, com os seus números. Se você é autônomo sem uma corporation, a escolha é outra: veja tarifa padrão por milha ou despesas reais.

O que o registro tem de mostrar nos dois casos

Por viagem, a Publication 463 pede a data, o destino, as milhas a trabalho e a finalidade profissional. Para o carro da corporation, a Publication 463 também pede, por ano, "the total miles for the year" — o número que divide o carro entre trabalho e uso pessoal.

Ele não precisa ser escrito no mesmo dia. 26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required", e um registro semanal conta como feito no momento ou perto dele. Os detalhes estão em o que o IRS entende por adequate records.

Como o DriveHub facilita isso

Para o dono de uma S corporation, tudo o que está acima depende de milhas que você consegue mostrar tanto à corporation quanto ao IRS.

Com o acesso à localização em Sempre, o DriveHub registra todas as viagens em segundo plano — e, se algum dia deixar uma passar, avisa você. Ele guarda a data, o início e o fim e a distância. O DriveHub classifica a maioria das viagens como Trabalho ou Pessoal pelos seus locais, rotas anteriores e horário de trabalho, e pergunta sobre o resto em Para verificar. Responda Trajeto ao trabalho para uma viagem entre a sua casa e o seu escritório; ela conta junto com as suas milhas pessoais. Acrescente a finalidade profissional com as suas próprias palavras.

Se o seu iPhone registrou deslocamento de carro sem uma viagem correspondente, Viagens perdidas aparece na aba Viagens, e Recuperar reconstrói o trajeto.

Se o carro é seu ou da corporation é algo que se define no próprio carro, ao lado da tarifa que isso muda. Para o seu próprio carro, cada viagem é calculada pela tarifa do IRS em vigor na data dela: 72,5 centavos antes de 1º de julho de 2026, 76 centavos a partir daí.

Relatórios mostra as milhas a trabalho e as pessoais por dia, semana, mês, trimestre ou ano, para um veículo ou para todos. Para o seu próprio carro, o valor que ele mostra pela tarifa do IRS é o pedido de reembolso.

Para o carro da corporation, as milhas pessoais do mesmo relatório são a parte que a sua corporation avalia. Um relatório só desse carro também imprime as leituras do hodômetro de abertura e de fechamento do ano fiscal que você digita. Com o DriveHub Pro, o relatório sai em PDF, Excel ou CSV.

Onde o DriveHub para: ele não roda a folha de pagamento, não aprova o seu pedido nem preenche um W-2. Ele não calcula o valor do uso pessoal do carro de uma corporation nem escolhe uma regra de avaliação.

O DriveHub está na App Store para iPhone. As regras dos Estados Unidos estão na página dos EUA, e configurar o registro automático leva alguns minutos, uma vez só.

Esta página reproduz o que dizem o Internal Revenue Code, os seus regulamentos, as IRS Publications 15, 15-B e 463, a Rev. Proc. 2019-46, as instruções do Form 1120-S e a página do IRS sobre a remuneração na S corporation, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu tax preparer — e leve o registro.

Leituras mais longas

• O IRS não exige um registro feito na hora — exige o total de milhas do ano
• Tarifa por milha ou despesas reais: quem decide é o primeiro ano
• O trajeto casa–trabalho nunca conta. Quem decide é onde começa o seu dia de trabalho