DriveHubKjørebok i Tyskland — hva et «ordnungsgemäßes Fahrtenbuch» krever, og hvor lenge det skal oppbevares
Hva notatene dine må inneholde for å holde ved en kontroll fra Bundesministerium der Finanzen — og satsen DriveHub regner med.
Satsen
0,30 € per kilometer, gjeldende fra 1. januar 2014.
Hvem som fastsetter regelen
Bundesministerium der Finanzen; den teksten som faktisk gjelder, er en forvaltningsretningslinje, ikke selve loven.
Regelverket
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG gir adgang til å verdsette privat bruk av en bil etter faktiske kostnader i stedet for 1 %-regelen basert på listeprisen, bare der det finnes «ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch». Hva «ordnungsgemäß» betyr, er utdypet i R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR.
Hva hver tur må inneholde
Påkrevd for hver yrkestur, ordrett
«Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.» — dato og kilometerstand ved start og slutt av hver yrkestur, reisemål, formål og hvilke forretningsforbindelser du besøkte.
Påkrevd for de andre turene
Privatturer: bare «Kilometerangaben». Mellom hjem og første arbeidssted: «jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch». Omkjøringer må noteres.
Hvilken form notatene kan ha
- Ført «zeitnah und in geschlossener Form», og oppføringene må «die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben» — én ubrutt kjede, privatturene medregnet.
- Elektroniske kjørebøker: «nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden». Dokumentert i selve den eksporterte filen — notatene må stå på egne ben uten at man må spørre den som drifter systemet.
- Sjudagersregelen. FG Niedersachsen 23.01.2019 – 3 K 107/18 godtar automatisk registrering der sjåføren fører inn formålet med turen innen sju kalenderdager etter turen.
- BFH 10.04.2008 – VI R 38/06: mindre mangler alene gjør ikke en kjørebok ugyldig.
Hvor lenge de må oppbevares
Ti år for selve kjøreboken, regnet fra utgangen av kalenderåret for siste oppføring — AO § 147 Abs. 3 S. 1 og Abs. 4 — og seks år for arbeidsgiverens Lohnkonto etter § 41 Abs. 1 S. 9 EStG. Den mye omtalte forkortingen til åtte år gjelder ikke en Fahrtenbuch. Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323), i kraft 1. januar 2025, kortet bare ned fristen for Buchungsbelege (Abs. 1 Nr. 4) til åtte; en Fahrtenbuch er en Aufzeichnung etter Nr. 1 og ble stående på ti. Den som leser nyhetene og korter ned oppbevaringen av kjøreboken, tar feil med to år. Fristen løper heller ikke ut så lenge fastsettelsesfristen er åpen (Abs. 3 S. 5). Elektronisk krever AO § 147 Abs. 2 Nr. 2 at notatene hele tiden kan «maschinell ausgewertet werden» — en PDF alene oppfyller altså ikke det tyske oppbevaringskravet; den maskinlesbare eksporten må tas vare på ved siden av. Brudd gir både Schätzung — skjønnsfastsettelse (§ 162 Abs. 2 S. 2) — og en bot på opptil 25 000 € (§ 379 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 6), i tillegg til at kjøreboken underkjennes og du faller tilbake på 1 %-metoden.
Hva det koster å gjøre feil
Skattekontoret går over til 1 %- / 0,03 %-metoden, som som regel er langt dyrere. Og det gjelder ikke tur for tur: et brudd i kjeden gjør kjøreboken ugyldig for hele året.
Denne siden gjengir hva regelverket og myndighetene selv sier, med kildehenvisninger, slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med notatene.
Hvor dette kommer fra
Kilde for kravene over: Bundesministerium der Finanzen. DriveHub kontrollerer dem og satsen mot myndighetens egne sider; denne siden bygger på det materialet.
DriveHub registrerer dette automatisk. Appen sporer hver tur i bakgrunnen og beholder start og slutt, distansen og ruten. Sporingen og kontrollen av manglende turer er gratis; rapporten i den formen skattemyndighetene forventer, inngår i DriveHub Pro.
