Körjournal i Österrike — vad Kilometergeldverordnung kräver

Vad dina anteckningar måste innehålla för att hålla vid en granskning från Bundesministerium für Finanzen — och den ersättning DriveHub räknar med.

In English

Ersättningen

0,50 € per kilometer, gäller från 1 januari 2025.

Regeln som styr

Kilometergeldverordnung, BGBl. II Nr. 289/2024 (förordningen om kilometerersättning) styr både ersättningen och anteckningarna. § 1 fastställer inte beloppet: den hänvisar till Reisegebührenvorschrift 1955, där 0,50 €/km står. § 4 Abs. 2 begränsar en enskild näringsidkare till 30 000 km per Wirtschaftsjahr (räkenskapsår) och § 5 Abs. 1 en anställd till 30 000 km per Kalenderjahr (kalenderår); § 2 bestämmer vad anteckningarna ska innehålla; § 6 tillämpar det hela på resor från 1 januari 2025.

Och de två taken gäller två olika perioder — det handlar om pengar. "30 000 km im Wirtschaftsjahr" för Betriebsausgaben (verksamhetens kostnader) mot "30 000 km im Kalenderjahr" för Werbungskosten (den anställdes avdragsgilla kostnader) — en förordning, två närliggande paragrafer, medvetet inte samma år. En enskild näringsidkare med räkenskapsår från april som körde 20 000 km i november och 20 000 i februari har kört allt inom ett enda Wirtschaftsjahr: 10 000 km över taket, och 5 000 € begärt där 4 000 € är tillåtet. Räknat per kalenderår ser samma körning ut att rymmas.

Det här ska varje resa innehålla

§ 2 Abs. 2, ordagrant:

"Die Aufzeichnungen müssen jedenfalls beinhalten: Datum, Kilometerstand, Anzahl der betrieblich oder beruflich zurückgelegten Tageskilometer, Ausgangs- und Zielpunkt sowie Zweck der jeweiligen betrieblichen oder beruflichen Fahrt."

Datum
Mätarställning
antal kilometer i tjänsten den dagen
start- och målpunkt
resans ändamål

§ 2 Abs. 1 ger valfrihet i fråga om form — en Fahrtenbuch (körjournal) eller "andere Aufzeichnungen" — men ingen i fråga om innehåll: alternativet måste vara anteckningar "aus denen jedenfalls die in Abs. 2 enthaltenen Informationen hervorgehen." Två gånger jedenfalls ("i varje fall") lämnar inget utrymme för småsaker. Lohnsteuerrichtlinien 2002 Rz 290 skrevs om för att stämma med detta genom LStR-Wartungserlass 2024 (BMF 4.12.2024, 2024-0.859.433); den gamla listan, och VwGH-hänvisningen bakom den, är borta. Rz 290 kräver dessutom start- och sluttider (klockslag) när skattefria Tagesgelder (traktamenten) begärs vid sidan av.

Vilken form anteckningarna får ha

Zeitnah — i nära anslutning till resan. Anteckningar som rekonstruerats veckor senare är det myndigheten angriper först; i RV/0528-F/10 hävdade den att körjournalen hade "nachgestellt" — efterkonstruerats.

Hur länge de ska sparas

Sju år, räknat från utgången av det kalenderår anteckningarna avser — eller, vid brutet räkenskapsår, det kalenderår då räkenskapsåret slutar — och dessutom så länge ett pågående förfarande behöver dem. BAO § 132 Abs. 1, oförändrad sedan BGBl. I Nr. 28/1999. Sju, inte Tysklands tio — det är fällan för den som tar med sig siffran över en gemensam språkgräns. Österrike ställer också lägre krav på en elektronisk kopia: § 132 Abs. 2 kräver "vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe" och har inget krav på maskinell läsbarhet, så en renderad PDF räcker längre här än i Tyskland. En anställd som gör avdrag för Kilometergeld som Werbungskosten har ingen Aufzeichnungspflicht (skyldighet att föra anteckningar) och därmed ingen egen period enligt § 132; den horisonten är den femåriga fristen för beskattning (§ 207 Abs. 2). Kan anteckningarna inte visas upp blir följden en Schätzung, en skönsbedömning (§ 184 Abs. 3).

Vad det kostar att göra fel

Kilometergeld nekas helt — så gick det i första instans i ärendet RV/0528-F/10.

Den här sidan återger vad myndighetens egna regler säger. Det är inte skatterådgivning och den känner inte till din situation. När pengar står på spel — fråga din revisor, och ta med anteckningarna.

Varifrån detta kommer

Källa för kraven ovan: Bundesministerium für Finanzen. DriveHub stämmer av dem och ersättningen mot myndighetens egna sidor; den här sidan bygger på det underlaget.

DriveHub registrerar detta automatiskt. Appen spårar varje resa i bakgrunden och behåller start och slut, sträckan och rutten. Spårningen och kontrollen av missade resor är gratis; rapporten till skattemyndigheten ingår i DriveHub Pro.