DriveHubKjørebok på Malta — hva notatene må inneholde, og hvor lenge de skal oppbevares
Hva notatene dine må inneholde for å holde ved en kontroll fra Malta Tax and Customs Administration — og satsen DriveHub regner med.
Satsen
0,35 € per kilometer, gjeldende fra 1. januar 2008.
Regelverket
Fringe Benefits Tax Guidelines, med hjemmel i Fringe Benefits Rules (S.L. 123.55).
Hva hver tur må inneholde
En kjørebok er uttrykkelig nevnt — alle reiser som refunderes, må føres i den, og den skal når som helst være tilgjengelig for kontroll fra myndighetene — og tre felt er foreskrevet: S.L. 123.55 r. 18(5)(c), ordrett, «the employer has logged the details to which any such reimbursement refers, including the purpose, destination and distance of each journey» — formål, bestemmelsessted og distanse for hver tur. De to andre vilkårene er at reisen er yrkesbruk, og at 0,35 €/km ikke overskrides.
Hvor lenge de må oppbevares
Seks år for arbeidsgiverens kjørebok, og det er lov, ikke bare Commissioners retningslinjer — S.L. 123.55 rule 48(3): «All records referred to in this rule and all supporting documents… shall be kept for a period of not less than 6 years.» Rule 48(2)(a) trekker inn kjøreboken etter rule 18(5)(c). En selvstendig næringsdrivende oppbevarer sine egne notater i ni år, og fristen løper per transaksjon, ikke per år — ITMA art. 19(5), «after the completion of the transactions, acts or operations to which they relate». Malta krever dermed at notatene oppbevares fire år lenger enn landet kan fastsette skatt på grunnlag av dem (fastsettelsesretten foreldes etter fem år, art. 31(6)), og en momsregistrert selvstendig næringsdrivende har begge fristene, der momsfristen begynner på nytt ved en rettelse (VAT Act art. 48(4)). Sanksjonen er ikke en bot, men at notatene avvises som bevis: etter forbeholdet i art. 31(5) kan den som uten rimelig grunn ikke legger fram notatene innen tretti dager etter et skriftlig pålegg, ikke lenger bruke dem — «shall not be allowed to produce such records… before the Administrative Review Tribunal or in any Court of law.» En kjørebok som legges fram for sent, er ikke bare forsinket — den er ubrukelig.
Hva det koster å gjøre feil
Alt eller ingenting, ikke forholdsmessig: svikter ett eneste av de tre vilkårene, blir hele refusjonen en skattepliktig fordel (fringe benefit), verdsatt etter reglene for bilrefusjon — ikke bare det som overstiger taket.
Denne siden gjengir hva regelverket og myndighetene selv sier, med kildehenvisninger, slik at du kan etterprøve det. Det er ikke skatterådgivning, og den kjenner ikke din situasjon. Når det gjelder penger — spør regnskapsføreren din, og ta med notatene.
Hvor dette kommer fra
Kilde for kravene over: Malta Tax and Customs Administration. DriveHub kontrollerer dem og satsen mot myndighetens egne sider; denne siden bygger på det materialet.
DriveHub registrerer dette automatisk. Appen sporer hver tur i bakgrunnen og beholder start og slutt, distansen og ruten. Sporingen og kontrollen av manglende turer er gratis; rapporten i den formen skattemyndighetene forventer, inngår i DriveHub Pro.
