DriveHubAjopäiväkirjan vaatimukset Yhdysvalloissa — mitä IRS pitää riittävinä muistiinpanoina
Mitä muistiinpanojesi on sisällettävä, jotta ne kestävät Yhdysvaltain verohallinnon (IRS) tarkastuksen — ja korvaus, jota DriveHub käyttää.
Kilometrikorvaus
0,76 USD maililta, voimassa 1. heinäkuuta 2026 – 31. joulukuuta 2026.
Mikä sääntö sitä koskee
Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses — "adequate records" eli riittävät muistiinpanot.
Mitä jokaisesta ajosta on kirjattava
Jokaisesta ajosta
- päivämäärä
- määränpää
- työajon mailit
- työperusteinen tarkoitus
Vuosittain
Vuoden kokonaismailit — Pub. 463:n Table 5-1:n Transportation-rivi sanatarkasti: "the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year."
IRS ei vaadi mittarilukemia. Sana odometer esiintyy koko Publication 463:ssa täsmälleen kerran: Table 5-2:ssa, otsikon "THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM" alla. Mittarilukeman kirjaaminen vuoden ensimmäisenä ja viimeisenä päivänä on silti hyvä tapa saada vuoden kokonaismäärä, ja parempi kuin kirjattujen ajojen yhteenlasku; näin DriveHub luvun tuottaa.
Missä muodossa muistiinpanot saa pitää
26 CFR § 1.274-5T(c)(1): "A contemporaneous log is not required, but a record … made at or near the time of the expenditure or use … has a high degree of credibility." — samanaikaista ajopäiväkirjaa ei vaadita, mutta menon tai käytön aikaan tai pian sen jälkeen tehdyllä muistiinpanolla on korkea uskottavuus. Ja (c)(2)(ii)(A) sanoo nimenomaisesti, että "a log maintained on a weekly basis, which accounts for use during the week, shall be considered a record made at or near the time of such use." Pub. 463 sanoo sen suoraan: "You don't need to write down the elements of every expense on the day of the expense." Vaatimus on siis tapahtuman aikaan tai pian sen jälkeen, ja viikoittain pidetty ajopäiväkirja täyttää sen.
Kuinka kauan ne on säilytettävä
Laissa ei ole lukua. 26 CFR § 1.6001-1(e) edellyttää muistiinpanojen säilyttämistä "so long as the contents thereof may become material in the administration of any internal revenue law"; IRC § 6001 ei aseta mitään aikaa. Käytännössä vähimmäisaika on IRC § 6501:n verotusoikeuden vanhentumisaika — kolme vuotta ilmoituksen jättämisestä, kuusi, jos yli 25 % bruttotulosta jäi ilmoittamatta, ja rajaton vilpillisen tai jättämättä jääneen ilmoituksen osalta. Ajopäiväkirja kuitenkin elää kaikkia näitä pidempään, koska Pub. 463 edellyttää työkäyttöä koskevaa muistiinpanoa "for each year of the recovery period", ja auto on 5-year MACRS -omaisuutta, joka poistetaan kuuden kalenterivuoden aikana — joten poistoja tekevän ajopäiväkirja on kuusi plus kolme vuotta, ei kolme. Tämän sivuston 21 maasta selkein ero työntekijän ja muiden välillä: Pub. 463:n mukaan työntekijän, joka antaa muistiinpanot työnantajalle ja saa korvauksen, "generally don't have to keep copies", ja 26 CFR § 1.274-5T(e) siirtää velvollisuuden työnantajalle — neljällä poikkeuksella, joihin kuuluvat nonaccountable plan -järjestely ja korvausta suuremman vähennyksen vaatiminen. Laiminlyönti ei johda sakkoon: IRC § 274(d):n mukaan vähennystä ei yksinkertaisesti ole ilman näyttöä.
Mitä virheet maksavat
Yksikin puuttuva tieto voi vaarantaa koko vähennyksen tarkastuksessa; työajo-osuus on se luku, joka romahtaa ensimmäisenä.
Tällä sivulla kerrotaan, mitä IRS:n omat säännöt ja ohjeet sanovat, lähteet nimeltä mainiten, jotta voit tarkistaa ne itse. Tämä ei ole veroneuvontaa eikä tunne tilannettasi. Kun rahasta on kyse, kysy kirjanpitäjältäsi — ja ota muistiinpanot mukaan.
Mistä tämä on peräisin
Yllä olevien vaatimusten lähde: Internal Revenue Service. DriveHub tarkistaa ne ja kilometrikorvauksen viranomaisen omilta sivuilta; tämä sivu on koottu siitä aineistosta.
DriveHub tallentaa tämän automaattisesti. Se seuraa jokaista ajoa taustalla ja säilyttää alku- ja loppuajan, matkan pituuden ja reitin. Seuranta ja puuttuvien ajojen tarkistus ovat maksuttomia; verottajalle kelpaava raportti sisältyy DriveHub Pro -versioon.