Carnet de bord en Belgique — ce qu’exige le SPF Finances, et le barème au kilomètre

Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle du SPF Finances — et le barème qu’applique DriveHub.

Mis à jour le 22 octobre 2026

Le barème

0,45 € par km, en vigueur depuis le 1er octobre 2026.

Qui fixe la règle

La Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning / Service public fédéral Stratégie et Appui (FPS BOSA) fixe l’indemnité kilométrique du personnel fédéral ; la Federale Overheidsdienst Financiën / SPF Finances (FPS Finance) traite ce même montant comme le plafond exonéré pour les employeurs privés (circulaires de FPS Finance 2026/C/13 et, à partir du 1er octobre 2026, 2026/C/92). Il est publié au Belgisch Staatsblad / Moniteur belge.

La règle applicable

Une circulaire (omzendbrief) pour chaque période : art. 74 §1 KB du 13 juillet 2017 pour le montant indexé chaque trimestre et art. 13 KB du 18 janvier 1965 pour celui indexé chaque année. Qualité de la source : primaire pour les montants.

Ce que chaque trajet doit consigner

Circulaire 2022/C/62 de FPS Finance (lue à travers une réimpression du texte de Fisconetplus, 22 octobre 2026) : une allocation forfaitaire est admise lorsqu’elle est fixée selon des « normes sérieuses » — l’indemnité kilométrique fédérale est citée comme l’une d’elles —, de sorte qu’aucun justificatif des frais réels n’est nécessaire, mais l’employeur doit pouvoir montrer que l’allocation rembourse des frais propres à l’employeur (« dépenses propres à l'employeur »), et non une rémunération, et a été « effectivement consacrée à de tels frais », c’est-à-dire que les kilomètres étaient des trajets professionnels ; le montant remboursé est déclaré sur la fiche 281.10/281.20. La circulaire que les plus récentes citent pour le secteur privé, Ci.RH.241/535.316 du 11 septembre 2000 (texte intégral via TaxWin, © SPF Finances), pose une seule condition : les allocations sont « fixées en fonction du kilométrage réellement parcouru » et ne dépassent pas celles de l’État lui-même ; elle ne nomme aucun champ du relevé. (2018/C/8, l’autre référence, régit l’indemnité du personnel fédéral elle-même.) Aucune règle belge ne liste donc ce que contient le relevé d’un trajet ; l’employeur prouve les kilomètres professionnels par les preuves ordinaires (2022/C/62 §28 : « les règles normales concernant la preuve des frais professionnels »), que fournissent la date, l’itinéraire, la distance et le motif de chaque trajet.

D’où cela vient

Source des exigences ci-dessus : Federale Overheidsdienst Financiën / SPF Finances. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.

DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.