DriveHubIndemnités kilométriques en Espagne — ce que vous devez pouvoir prouver, et combien de temps le garder
Ce que vos relevés doivent contenir pour résister à un contrôle de l’Agencia Tributaria — et le barème qu’applique DriveHub.
Le barème
0,26 € par km, en vigueur depuis le 17 juillet 2023.
La règle applicable
Reglamento del IRPF, art. 9.A — gastos de locomoción (frais de déplacement). Les 0,26 €/km sont exonérés « siempre que se justifique la realidad del desplazamiento » (à condition de justifier la réalité du déplacement), en plus des péages et frais de stationnement justifiés. Le texte consolidé de l’article publié au BOE affiche pourtant toujours 0,19 — « b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido… » — et les 0,26 proviennent de l’Orden HFP/792/2023, qui n’apparaît en dessous que sous la forme d’une note « Téngase en cuenta » : qui lit le seul texte de l’article trouve donc le montant en vigueur jusqu’au 17 juillet 2023.
Ce que chaque trajet doit consigner
Aucune forme n’est imposée. Ce qui doit pouvoir être prouvé, c’est la réalité des déplacements : qu’ils ont eu lieu, par quel moyen, combien (un décompte approximatif est admis) et à quels moments.
Durée de conservation
Pas de délai fixe : l’obligation suit la prescription de quatre ans du droit de l’administration d’établir l’impôt (LGT art. 66.a), comptée à partir du lendemain de la date limite de déclaration (art. 67.1). Lorsque le relevé sert la situation fiscale d’un tiers — un employeur qui conserve la pièce justifiant une indemnité exonérée —, l’art. 70.2 l’étend au délai du droit commercial, « seis años, a partir del último asiento realizado en los libros » (six ans à compter de la dernière écriture passée dans les livres ; Código de Comercio art. 30.1), et l’art. 70.3 maintient un relevé en vie aussi longtemps qu’une année encore ouverte en dépend, ce qui, pour une voiture, signifie la durée de son amortissement. La loi fiscale espagnole ne donne aucun chiffre ; le seul chiffre, six ans, vient du Code de commerce. Le RIRPF art. 9 ne fixe rien. L’AEAT reconnaît elle-même ce décalage : « puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito, pero todavía el empresario deba conservar los libros ». Le manquement coûte la déduction par le jeu de la charge de la preuve (LGT 105.1/106.4 — une facture de carburant prouve le carburant, pas le trajet), ouvre la voie à l’estimación indirecta (art. 53.1.d, « aun por causa de fuerza mayor ») et entraîne une amende de 1 % du chiffre d’affaires, avec un minimum de 600 € (art. 200.3).
Ce que coûte une erreur
L’indemnité est traitée comme un revenu salarial ordinaire.
Cette page reprend ce que disent les textes eux-mêmes, avec leurs références, pour que vous puissiez les vérifier. Ce n’est pas un conseil fiscal, et elle ne connaît pas votre situation. Dès qu’il y a de l’argent en jeu, demandez à votre comptable — et apportez vos relevés.
D’où cela vient
Source des exigences ci-dessus : Agencia Tributaria. DriveHub les vérifie, ainsi que le barème, sur les pages de l’administration elle-même ; cette page est générée à partir de ces données.
DriveHub l’enregistre automatiquement. L’application suit chaque trajet en arrière-plan et conserve le départ et l’arrivée, la distance et l’itinéraire. Le suivi et la vérification des trajets manquants sont gratuits ; le rapport au format attendu par l’administration fiscale fait partie de DriveHub Pro.