DriveHubDiário de bordo na Estônia — sem registro, o reembolso inteiro é salário
O que os seus registros precisam conter para passar por uma fiscalização do Maksu- ja Tolliamet — e o valor que o DriveHub aplica.
O valor
€ 0,50 por km, em vigor desde 1º de janeiro de 2025.
A norma aplicável
Vabariigi Valitsuse määrus nr 164 (14.07.2006). O § 4 Arvestuse pidamine rege o sõidupäevik (o diário de bordo); o § 3 é o Hüvitise vormistamine, a decisão escrita do empregador (o nome do beneficiário, o valor e a data ou o período). Desde a alteração RT I, 02.07.2025, 14, o regulamento não traz mais o valor — o § 5 agora remete à TuMS § 13 lg 3 p 2.
O que cada viagem precisa registrar
“Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses näidatakse: 1) sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi; 2) sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed; 3) sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga … sõidu korral; 4) kuupäev ja sõidu eesmärk iga … sõidu korral.”
Ou seja: o nome e o sobrenome de quem usa o carro, a placa, a leitura inicial e final do hodômetro em cada viagem, e a data e a finalidade de cada viagem.
Por quanto tempo guardar
Sete anos, e a Estônia é a exceção da vizinhança — raamatupidamise seadus § 12 lg 1, contados do fim do exercício em que a operação foi registrada, e, de forma independente, maksukorralduse seadus § 58, sete anos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte à emissão do documento. As duas normas usam relógios diferentes para o mesmo documento, então a da MKS é a que termina depois para quem declara por ano civil. O määrus nr 164 — o próprio regulamento do sõidupäevik — não fixa prazo nenhum: säilit aparece zero vezes no texto RT I, 02.07.2025, 18. Não há separação entre empregador e FIE (o empresário individual), já que ambos são raamatupidamiskohustuslane e a MKS § 58 alcança o que ficar fora do dever contábil. A falha leva a arbitramento pela MKS § 94 (1), que descreve o caso com exatidão — “kui maksu määramiseks vajalikud kirjalikud tõendid on puudulikud, ebapiisavad, mitteusaldusväärsed, hävinud või kadunud” —, somado à regra já existente de que um pagamento sem arvestus é salário, e ponto. O lançamento prescreve em três anos (cinco, se houver dolo), então os registros sobrevivem com folga à janela de fiscalização.
O que custa errar
Absoluto. “Kui isikliku sõiduauto kasutamise hüvitist makstakse ilma arvestust pidamata, on väljamakse näol tegemist palgatuluga.” Sem o diário de bordo, o pagamento inteiro é salário — o valor fixo de 64 €/mês sem registros, anterior a 2025, não existe mais.
O carro da empresa é outro imposto, com outra lógica. Tudo o que está acima trata do isikliku sõiduauto hüvitis — o seu próprio carro. Quando o empregador fornece o carro, a TuMS § 48 lg 8 cobra do empregador uma erisoodustus (benefício indireto) calculada a partir do carro, e não do uso: “uuel sõiduautol 1,96 eurot kW kohta kuus, üle 5 aasta vanusel sõiduautol 1,47 eurot kW kohta kuus” (manual Erisoodustused da MTA, capítulo Tööandja sõiduauto, última atualização em 08.01.2025). Três consequências que vale reunir num só lugar:
- A distância não importa. O benefício nasce de disponibilizar o carro — “ei ole oluline tööandja sõiduauto kasutamine erasõitudeks, vaid sõiduauto kasutamise võimaldamine” —, então rodar menos não o reduz e rodar mais não o aumenta. Por isso o DriveHub não calcula valor nenhum para um carro assim e indica, no lugar, o imposto que se aplica.
- Um diário de bordo não é a saída. “Erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada ja seetõttu ei ole sõidupäeviku pidamine vajalik.” A saída é uma anotação no registro do Transpordiamet de que o carro é só para trabalho: “Kui Transpordiametit ei ole teavitatud/puudub vastav märge, siis tööandja võimaldab töötajatel kasutada firma sõiduautot erasõitudeks.” Isso é um ato do empregador, e nenhum registro feito pelo motorista o substitui.
- Só M1. O dever de notificação vale para carros de passeio; “N1-kategooria sõidukite (kaubikute) kasutamisest teavitama ei pea”, embora a avaliação por kW ainda possa ser aplicada a uma van que o empregador deixe usar para fins particulares.
Esta página reproduz o que dizem as normas e a própria autoridade, com as referências, para que você possa conferir. Não é consultoria tributária e não conhece a sua situação. Quando houver dinheiro em jogo, consulte o seu contador — e leve os seus registros.
De onde vem isto
Fonte dos requisitos acima: Maksu- ja Tolliamet (MTA). O DriveHub confere esses requisitos, e a taxa, nas próprias páginas da autoridade; esta página é gerada a partir desse registro.
O DriveHub registra isso automaticamente. Ele acompanha cada viagem em segundo plano e guarda o início e o fim, a distância e o trajeto. O registro automático e a verificação de viagens perdidas são grátis; o relatório no formato que o fisco espera faz parte do DriveHub Pro.
